時間を効果的に整理する方法

著者: Monica Porter

作成日: 14 行進 2021

更新日: 1 J 2024

ビデオ: 【時間術大全①】スマホ中毒から解放されて時間を取り戻す（Make Time）

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ステージ
パート1現在の時間管理を評価する
パート2気晴らしを避ける
パート3時間を効果的に使用する

この記事の内容：時間の現在の管理を評価する

誰もが、自分がしなければならないことをするのに十分な時間がないという不満を聞いたことがある。時間を整理して管理するための基本的なヒントは、時間を最大限に活用するのに役立ちます。時間を効果的に整理する方法を学ぶことで、より多くのことを達成できるようになります。

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パート1現在の時間管理を評価する

あなたの毎日の活動を観察してください。 あなたが毎日何をしているかを見て、あなたがあなたの時間を過ごすさまざまな方法に注意してください。あなたがしなければならないことをするのに費やした時間と比較すると、あなたはその日にどれだけの時間を無駄にしているのか驚くでしょう。
- 朝食を準備するとき、家事をするとき、シャワーを浴びるときなど、より無駄な活動に注意することを忘れないでください。
すべてのアクティビティをノートに書き留めます。 すべてのアクティビティを観察し、どれだけの時間を費やしているかを推定したら、ノートにメモします。すべての情報を同じノートブックに入れてください。同じページですべてを見ると、繰り返されるパターンや時間を失う時間をより簡単に識別できるためです。
- 何も覚えておらず、ノートブックの各エントリを明確に書き留めてください。個別のイベントを1つのエントリにグループ化したり、小さなタスクを過小評価したりせず、1日の内訳を評価するときに正確な時間を記述しないでください。
- 特定のアクティビティをカテゴリにグループ化すると便利な場合があります。たとえば、青の家事、赤の仕事、黒の趣味に気付くかもしれません。これは、時間をどのように過ごすかを視覚化するのに役立ちます。
時間を評価してください。 何もせずに1時間を費やしていますか？食べる場所を決めるのに2時間？インターネットをサーフィンするのに8時間ですか？時間をどのように過ごすかを示すテンプレートを見つけて、必要なアクティビティと不要なアクティビティを判断します。
- あなたは自分自身をコントロールできないため、時間を失っていますか？一晩あまりにも頻繁に物を置きますか？あまりにも多くの責任を受け入れますか？これらは、あなたがどのようにあなたの時間を過ごすかを評価している間にあなた自身に尋ねるべき質問です。
- 意味のない方法で1日を分割していることに気付くかもしれません。たとえば、半時間仕事に戻る前に10分間、重要でないことをする前に30分働くことは賢明ではないかもしれません。 1時間働き、後で重要性の低いものを処理すれば、集中力と生産性が向上します。
- タスクを分解して取り組むことをお勧めします。この方法では、気が散ることなく、一定の時間を1つのタスクに割り当てるように求められます。
調整について考えてください。 時間内に何をしているかを正確に把握できたので、スケジュールを積極的に調整し始めます。削減できない領域を特定してください。それはあなたが無駄にする時間だということは、何かが多くの時間がかかるからではありません。
何が悪いのかを見つけてください。 1日に3時間、調査報告書を送信する場合、このアクティビティに費やす時間を削減できるとは考えられません。ただし、ジョブ間で4人または5人のスタッフを派遣すると、このアクティビティに費やす時間を短縮できる場合があります。
習慣を変える。 時間管理の問題が何であれ、常に解決策があります。時間を浪費する時間や時間の使い方を見つけたら、時間管理の習慣を変えるために一丸となって努力する必要があります。
- 家事や食事の準備に時間がかかりすぎる場合は、家政婦や料理人を雇うことを検討してください。一部の人々にとって、彼らの時間はお金よりも価値があります。
- あなたはインターネット上で目的のないサーフィンをするのにあなたの一日の大部分を過ごすかもしれません。仕事をしたり何か他のことをしたいときに、特定のサイトやソーシャルネットワークへのアクセスを制限できます。

パート2気晴らしを避ける

あなたの人生の気晴らしを特定します。 一定の注意散漫は、優れた時間管理にとって最大の脅威です。どの活動またはどの個人が時間を浪費する傾向があるかを理解する必要があります。話をやめない友人であれ、仕事から離れてしまう罪悪感であれ、時間を浪費するものを避ける方法を見つける必要があります。
- 望ましい結果が得られないものに多くの時間を費やしている場合は、おそらくあなたの人生の注意散漫であり、避けるべきです。
- あなたがオフィスで働いているなら、おそらくあなたの同僚の多くを気を散らすものと考えるでしょう。やるべきことがあるときは、不必要な会話を避けてください。しかし、あなたのオフィスでの態度はあなたの時間管理スキルと同じくらいあなたのキャリアの進歩にとって重要であることを忘れないでください。あなたは悪くないはずです。
電話での長い会話は避けてください。 長時間電話に掛かっている場合は、会話の習慣を調整する必要があります。多くの場合、電話での話し合いではなく、対面でより速い結果を得ることができます。そのため、回線にかける時間を削減する必要があります。
- 多くの電話での会話、特に最初または最後の会話には、不必要または不必要な議論が含まれます。人々は電話をしている間は対象から逸脱する傾向があるため、注意を払う必要があります。対面会議では、関心のあるトピックのみを議論する義務がより強く感じられます。これは、発信者の前にいるときに他の注意散漫がないために起こります。
インターネットに時間をかけすぎないでください。 多くの人々は、行う必要のあるタスクを達成するための重要なツールとしてネットを使用しています。しかし、役に立たない記事やスポーツニュースを読んだり、星、猫、子犬の写真を見ることに夢中になっている人も多くいます。インターネットを使用している間、集中してください。特定のアプリ、サイト、およびドメインをブロックして、Webが提供する気を散らすものを減らすのに役立つプログラムをインストールできます。
- あなたが何か他のものに集中することになっているとき、Facebookや他のソーシャルネットワーキングサイトを避けてください。
- また、Googleでさまざまなトピックを探すのに多くの時間を無駄にします。単一のトピックをすばやく検索することを考えているかもしれませんが、それを知る前に、ネットの深さを検索するのに3時間かかりました。
「邪魔しない」記号を使用します。 ホテルの部屋のドアに掛かっているこのサインをご存知でしょう。オフィスでも職場でも同じように効果的です。この種類の標識は、滞在する次のホテルで拾うか、必要に応じてオフィスのドアに掛けることができる自宅で印刷することで拾うことができます。これにより、作業から気を散らす不必要な会話のリスクを回避できます。
- 自宅で仕事をする場合、仕事専用のスペースを用意することが不可欠です。テレビ、電話、またはビデオゲーム機が作業の邪魔をする可能性があるため、家の一般的なエリアで作業しないでください。
避けられない気晴らしのために時間をかけてください。 人々が避けられない気晴らしがいくつかあります。場合によっては、物事や他の人と話し合うためにあなたの上司に来たり、簡単なことで助けを必要とするあなたの家族の年配者がいます。これらの避けられない気晴らしが何であれ、事前に準備しておけば、完了する必要がある他のプロジェクトや活動に必要な時間を妨げることはありません。

パート3時間を効果的に使用する

すべて書きます。 完了する必要があるタスクを完了するために、メモリに頼らないでください。しなければならないことをすべて1か所に書き留め、目標を達成するためにこのリストを頻繁に参照する準備をしてください。
- 問題のタスクが未成年者または二次者に思われる場合でも、注意してください。カレンダーには、「Johnに電話する」、「利益率を探す」、「上司に送る」などの小さなコメントを入力する必要があります。
- 表示されるタスクをメモするために、常にノートブックを持ち歩きます。後でそれらを書くことを覚えていると思いますが、それはしません。
カレンダーを使用します。 整理に役立つシンプルなカレンダーをツールに追加すると、時間をより効率的に整理できます。新しい締め切り、宿題、会議がスケジュールに追加されたら、それらを書きます。毎朝時間をかけてカレンダーを読み直し、今後の予定を確認してください。
過労を避けてください。 あまりにも多くのことをしたり、同時に多くのプロジェクトを担当したりしないように、スケジュールを整理します。何かを受け入れる前にカレンダーをチェックして、時間があることを確認してください。これにより、予定を整理し、定期的にカレンダーを確認できます。
気晴らしを排除します。 気を散らす原因になったり、目標を見失ったり遅れたりする可能性のある要素を排除することで、時間を生産的に整理します。最初に行う必要があるタスクのみに集中し、後で趣味を維持するために、テレビやゲーム機を勉強や支払いの部屋から遠ざけてください。
タスクを整理します。 最初にいくつかの重要なタスクまたは緊急のタスクを実行するように組織化することにより、時間を効率的に管理します。特別なカラーマーカーで強調表示するか、ステッカーを貼って、カレンダーにメモします。これらの緊急のアクティビティに最初に気を付けて、それらを完了するのに十分な時間を与えてから、最初のアクティビティを完了したら、それほど緊急ではないアクティビティに取り組みます。
- 優先順位を時々変更することをheしないでください。ぎりぎりで表示される可能性があり、すぐに注意を必要とするものがあります。あなたがしていることをやめる必要があり、時には最後の最後の活動にあなたのエネルギーと時間を集中させる必要があります。あまり頻繁に起こらないようにしてください。
- あなたが日中あなたの優先順位を絶えず再配置していることに気付いたら、何かが間違っています。時間の使用に多少の調整が必要な場合でも、絶えず変更を加える必要がある場合は、アクティビティを最初から適切に編成しなかったことが原因である可能性があります。
現実的になります。 各タスクを完了するのに現実的な時間を与えてください。アクティビティの完了に30分から1時間かかると思われる場合は、1時間を与えてください。アクティビティにかかる時間を現実的に保つことで、過負荷や遅れを回避できます。
- 予防は常に治療よりも優れており、必要以上の時間を与えてくれます。タスクを早く完了した場合は、次のタスクに進むことができますが、生産性に影響はありません。
基本的なアクティビティを整理します。 食事やシャワーなどの基本的な活動に必要な時間を忘れずに数えてください。これは自然なことのように思えるかもしれませんが、他のアクティビティの中で時間をかけて、忘れたり遅れたりしないようにすることが重要です。
リマインダーのシステムを使用します。 スケジュールに加えて、簡単なリマインダーシステムをセットアップして、重要なタスクや期限を思い出すのに役立ちます。 1日の特定の時間に携帯電話でポストイットまたはアラートを使用して、何かをすることを忘れないか、アクティビティを計画してください。このシステムは、何も忘れないようにするのに役立ちます。
- あなたがしなければならないことを思い出すために他人に頼ることを避けてください。あなたは自分自身を忘れるので、おそらくあなたを忘れます。
- 非常に重要なことがある場合は、多くのリマインダーを整理します。電話でのポストイットやアラートは無視できます。
助けを求めてください。 誰かに助けてもらうか、必要に応じて簡単なタスクを委任してください。自分に誇りを持ち、家事の手伝いや忙しいときに夕食を準備するなどの簡単なタスクを誰かに依頼すれば、スケジュールを管理するのに役立ちます。
- あなたの責任を有資格者に委任してください。問題のタスクを完了するだけでは十分ではありません。うまく実行したいこともあります。
- 同僚から絶えず助けを求める習慣をとらないでください。これは、時間の管理方法がわからないことを示しています。あなたは怠zyでやる気がなくなります。
生産性を評価します。 時々、一歩下がって、達成したこと、パフォーマンスの質、およびかかった時間を分析する必要があります。仕事や生活のこれらの側面を認識することで、スケジュールや日々の習慣を変えることができ、驚くほど効果的な結果が得られます。
自分を褒めましょう。 一生懸命働いたり、やりすぎたりすると、疲れ果ててしまい、最も単純なタスクに集中することも難しくなります。それから、時々、自分が成し遂げたことを祝い、本当に好きなことをして自分に報いるために、少し時間をとらなければなりません。
- 自由時間を楽しんでください。電話の電源を切り、質問に答えないようにします。仕事と喜びを混ぜると、自分自身を楽しむことができず、疲労が蓄積します。
- 月曜日または金曜日に働いている場合は、週末を休んでください。同じプロジェクトで休憩をとらずに3か月間働いたばかりの場合は、作業が終わったら少し休みます。