会議の準備方法

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会議が成功するためには準備が非常に重要です。会議は多くのキャリアの重要な部分でもあるため、小規模ビジネスではありません！

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1. 必要かどうかを自問してください。 情報を伝えるためだけに会議をスケジュールする場合は、他の人の時間を無駄にしないでください。彼らにメモを送ってください。
2. 意見を準備します。 会議の日付、時刻、議題、場所を含める必要があります。この通知を参加者に十分な時間前に配布してください。
3. 前回の会議のメモがあれば、添付します。 これにより、参加者は理解できない点や同意しない点を特定する機会が与えられます。
4. 基本的な要素を配置します。 会議の開始前に椅子とテーブルを配置します。みんなのために紙とペンを入手してください。テーブルの真ん中にデカンタの水を入れ、テーブルに沿ってグラスを置きます。
5. セッションの開始を発表します。 これは、会議の議長が会議を開始できるように沈黙を求めていることを意味します。チームの四半期ごとの目標を決定します。その日のアジェンダは、この目標を達成するために、事前に決められた時間内に対処するトピックのリストです。例：1）前四半期の目標の状況の改訂（15分）、2）目標の提案のためのツールテーブル（20分）、3）5つの目標の選択（10分）。
6. 出席簿を渡します。 会議の始めに紙を使用して、出席者全員に名前とサインを説明してもらうこともできます。これらの名前はレポートに含まれます。
7. レポートについて考えてください。 議事録を担当する秘書に、会議の要点を説明し、後で入力するよう依頼してください。
8. 公式会議の最後に、誰か質問があれば尋ねてください。 これは、さまざまな問題として知られています。次の会議の日付を決定し、これを正式に完了します。

• 議題は会議の輪郭を描き、特定の主題について長々と話すことを防ぎます。
• 年次総会で社長を設立することは一般的です。議長が会議をリードし、議題が守られ、一度に一人だけが話すようにします。
• 議長が任命されていない場合は、会議のその役割を他の誰かが果たしたいかどうか尋ねます。
• 同じ原則がレポートの責任者である秘書にも適用されます。
• さらなる意見の相違を避けるために、正確なアカウントを持つことが重要です。
• これらの指示は、正式な会議に関連しています。
• 非公式の会議の場合でも、最初に会議の日時を通知することをお勧めします。職場では、参加者に非公式の会議への参加を求めるだけで十分な場合があります。

• 会長は、会議の円滑な運営を確保するために強い個性を持たなければなりません。