雇用確認書の書き方

著者: Roger Morrison

作成日: 24 9月 2021

更新日: 1 J 2024

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パート1手紙を書く準備
パート2雇用確認書の作成

この記事の内容：手紙を書く準備をする

雇用確認書は、従業員の雇用履歴を検証するために雇用主から別の機関にしばしば送られる公式文書です。一般に、この通信は、人がローンを申請するとき、財産を借りようとするとき、または新しいポジションを申請するときに必要です。このような手紙は、作業履歴を確認するためにも必要です。雇用確認書を作成するときは、自分自身を提示し、従業員の職務に関する正確な情報を提供し、雇用を確認する必要があります。公式のレターヘッドを使用することを忘れないでください。必ず連絡先情報を提供し、手紙に署名してください。読み続けて、雇用状の完全かつ正確な確認書の書き方を理解してください。

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パート1手紙を書く準備

雇用確認書を書く理由を決定します。 あなたのコンテンツとスタイルは、手紙の受取人によって異なる場合があります。金融機関の場合は、正式なスタイルを採用することをお勧めします。おそらく、給与、手数料、昇給、ボーナスなどの財務情報を含める必要があります。一方、手紙が新しい仕事に応募する従業員に関するものである場合、親しみやすいスタイルでそれを書くことができ、財務情報を省略できます。
- 手紙の目的と範囲を理解することにより、受取人のニーズを正確に満たす文書を書くことができます。
手紙を書くのに最適な人を特定します。 一般的に、この手紙は従業員に代わって雇用主によって書かれています。この場合、雇用主としてあなたの能力の範囲内で、特定の目的のために彼に仕事の証明書を発行するように頼むのは従業員です。一方、従業員が手紙自体を説明することも可能です。この状況では、従業員は手紙を書き、雇用主に署名を求めます。これは必要に応じて変更できます。しかし、一般的に言えば、従業員に代わって手紙を書くのは雇用主次第であり、逆のことはしません。
- 従業員の一人にそのような手紙を書いた場合、それを自分の基準に合わせてカスタマイズし、コンテンツを管理できます。さらに、雇用者としてあなたが著者であるため、手紙はより重要になります。ただし、このタスクを完了する時間です。雇用者として、あなたはおそらく忙しいスケジュールになります。一方、これらの手紙を書くのは退屈かもしれません。ただし、一般的に雇用通知の確認は短いことを認識しておく必要があります。その結果、特にそのような手紙を以前に書いたことがある場合は、書くのにそれほど時間はかかりません。
- 従業員として独自の手紙を書くと、受信者に公開する情報をより簡単に選択できます。さらに、雇用主に問題についてのアイデアを伝える必要はありません。さらに、あなた自身の手紙を書くことで、手紙を準備する期限に関するプレッシャーから解放されます。つまり、あなたの上司はあなたのために手紙を書かないので幸せになります。しかし、彼はまだそれに署名する必要があり、あなたが書いたものを考えると、彼はそうすることをためらうかもしれません。この場合、おそらく手紙を書き直して時間を浪費するか、雇用主にそれを書いてもらう必要があります。
必要な情報を収集します。 受取人がわかったら、必要な要素を集めて手紙全体を書く必要があります。
- あなたが雇用主である場合、従業員にインタビューして手紙の内容を決定することを検討してください。特に、受取人の情報、手紙の目的、含めるポイント、発送日を指定する必要があります。
- あなたが従業員であり、自分で手紙を書かなければならない場合、雇用主と最初に話し合い、この手紙から何を期待しているのかを知る必要がある場合でも、必要な情報はすべて手に入ります。これは、雇用主の要件を満たし、署名時に問題を引き起こさない手紙を書くのに役立ちます。

パート2雇用確認書の作成

会社のレターヘッドを使用します。 あなたの手紙を説明するために、常に会社の公式の頭を載せた紙を持って行きましょう。あなたが雇用主である場合、このルールを自動的に適用してみてください。従業員の場合、上司に会社のレターヘッドを使用するよう依頼する必要があります。そのような紙に書かれた手紙は、より正式であり、受信者がコンテンツを信頼することを奨励します。
- レターヘッドがない場合は、コンピューターを使用して作成できます。リュートには、会社名、住所、電話番号、電子メールアドレスを含める必要があります。また、手紙の著者、その機能、および手紙が書かれた日付に関する情報を含める必要があります。
受信者のアドレスを入力して具体的に説明してください。 彼の名前を知っているなら、直接彼に手紙を送ってください。そうでない場合は、手紙の目的を述べながら、会社の住所を示してください。
- たとえば、受信者のアドレスと名前がわかっている場合は、ヘッダーの下にそれらを入力します。次に、「高価な」コールアウトフォームに進みます。
- 受信者の名前がわからない場合は、会社の部門の1つに手紙を送り、行にオブジェクトを示します。たとえば、従業員のローンを取得するために金融機関に入っている場合、その機関の地元の支店に手紙を送ることができます。「ローンを取得するための雇用通知書の確認」などのフレーズを使用して、手紙の目的を示すことができます。
自己紹介。 手紙の最初の段落を捧げて、あなたが誰であり、手紙の目的は何かを説明してください。あなたは自分の地位、会社での年功序列、従業員との関係の長さを示さなければなりません。たとえあなたが従業員であっても、あなたが雇用主の観点から手紙に書くのは、雇用主が署名するからです。
- たとえば、次のように書くことができます。「私の名前はロバート・マーティンであり、私はABCのセールスおよびマーケティングのディレクターです。私はこの会社で12年間働いています。私は7年間従業員を知っていて、3年間彼の直属の部長でした。
関係者の雇用を確認します。 次のセクションでは、会社内の従業員の機能を要約します。特に、従業員が保持しているさまざまな職務におけるシフトの日付、会社での現在の役職、従業員が一時的なスタッフであるか常勤スタッフであるか、まだ練習中であるかを示します。この段落では、必要に応じて従業員の財務情報を含めます。
- 以下は、あなたが書くことができるものの例です。「従業員が2003年9月7日にABC Companyに7年間勤務したことをここで確認します。彼は2011年1月7日から永続的な営業アシスタントを務めています。」
- 別の例を示します。「従業員がABC Companyで2003年9月7日から2011年1月7日まで7年間働いたことをここに証明します。その間、彼はフルタイムでアシスタントセールスマネージャーの地位にありました。そして彼は65,000ユーロの年salを受け取った。 "
関係者のタスクを要約します。 この段落では、会社内の従業員の義務について説明します。この情報は、別の仕事に応募する人についての手紙を書く場合に非常に役立ちます。雇用確認書は推薦状とは異なりますが、対象者に有利な評価を含めることは常に良いことです。これにより、雇用主としての評判が向上し、従業員が新しい仕事、財産、またはローンを見つけるのに役立ちます。
- この段落の例を次に示します。「ABC Companyでは、従業員は当初、プロヴァンスのラジエーターの販売を担当していました。彼は管理職を務め、7〜9人のチームの責任者でした。彼の責任には、顧客満足度の保証、請求の処理、地域の販売動向に関する四半期ごとの本社への報告が含まれます。 "
従業員に関する機密情報または違法な情報を伝えないでください。 ほとんどの国には、会社が従業員について潜在的な雇用主に開示する情報の性質に関する法律があります。一部の規制では、従業員に関する情報を提供することが許可されています。正直で誠実である限り、雇用主が従業員について何かを開示する機会を事実上提供しない企業もあります。機密情報を開示する前に、この点に関してあなたの国の法律を確認してください。さらにサンプルを入手するには、このWebサイトにアクセスしてください。
- たとえば、アラスカ（米国）では、雇用主が職務遂行情報を提供できます。彼は、故意または故意に虚偽または誤解を招く情報、または従業員の公民権を侵害する情報を漏らすまで責任を負いません。
- 別の例として、コネチカット州が挙げられます。ここでは、雇用主は真実の情報を明らかにすることが許可されています。
受取人に詳細を伝えます。 手紙の最後の段落には、雇用主の連絡先に関する情報を含める必要があります。必要な場合に受信者があなたに連絡できるように、この情報を含める必要があります。受信者がこれを実行できることを必ず指定してください。
- 以下に例を示します。「ご質問がある場合や詳細情報が必要な場合は、遠慮なく（555）555-5555に電話するか、jm @ ABCCorp.comにメールを送信してください。 "
手紙に署名して送ってください。 手紙が完成したら、閉じて署名する必要があります。関係者に直接渡すか、受信者に送信できます。
- たとえば、「敬具をお願いします。マダム、よろしくお願いします。」などの礼儀で手紙を締めくくります。
- 常に公式の署名と会社内での地位で手紙に署名してください。
- 必ず適切なチェックを行い、会社がこの種類の手紙に適用する基準に従って公式のスタンプを押印してください。