デモンストレーションの整理方法

著者: Monica Porter

作成日: 19 行進 2021

更新日: 1 J 2024

コンテンツ

ステージ
パート1数か月前に準備する
パート2 2週間前に整理する
パート3イベントの24時間前
パート4イベントの実行の管理

この記事の内容：数か月先の準備イベントの24時間前の2週間のスケジュールイベントを管理する8

おそらく、イベントの開催は圧倒的な作業だと思うでしょう。これは、組織や計画の感覚がない場合に該当する可能性があります。しかし、準備は何ヶ月も続くことがあり、イベントの日まで行う方法を一緒に見るので、安心してください。

ステージ

パート1数か月前に準備する

イベントのオブジェクトを定義します。 キーフレーズを1つまたは2つ使用すると、イベントの目的を明確に定義し、コンテキストを維持するのに役立ちます。コミュニティのメンバーをトレーニングするつもりですか？あなたのプロジェクトのいくつかに資金を提供するように寄付者を説得しようとしていますか？一部の人々または人々のグループを尊敬しますか？アクションの範囲を最小限に抑えるよう努めてください。あなたが何をしようとしているか、教育し、説得し、名誉あるかどうかにかかわらず、質問に答えてください：何故このイベントを企画しますか？
- ミッションステートメントとしてそれを取ります。成功のためのフレームワークあなたが何をしたいのかが明確にわかると、行動しやすくなります！
目標を設定します。 何を達成したいですか丁度？参加者の数ではなく、イベントが開催される場合でも、このイベントから何を出してほしいですか？あなたの組織の新しい要素に背を向けている5人の人々は？ €1,000のコレクションですか？メンタリティの変化？熱心な聴衆ですか？
- イベントの組織を通じて達成したい最初の3つのことを特定し、それらを実現することに集中します。あなたには、経済的な目標、社会的な目標、そして個人的な目標があります。それはあなた次第です！
ボランティアを集めます。 さまざまなスキルを持つ優秀なチームが必要です。ボランティアは、プログラム、招待状、ポスターの準備、参加者のホスト、イベント後の手配など、さまざまな方法でお手伝いします。言い換えれば、彼らはあなたが仕事を成し遂げるのを助けることができます。そして、できれば、頼りになるボランティアを募集しています！
- マネージャーとチームのメンバーがあなたの仕事のスケジュールを尊重していることを確認してください。コラボレーションにより、多くのことが簡単になります。あなたが彼らに手を貸すように頼むとき、最初から彼らの期待と関与の程度について明確にしてください。
- ボランティアを雇えない場合は、チームを雇ってください！それはすべてあなたが企画しているイベントの性質に依存します。イベントのホストサイトのマネージャーは、チームを自由に配置できます。それ以外の場合は、一時的な派遣会社を利用できます。
予算を準備します。 予算には、考えられるすべての費用、収入、寄付、予期しない費用を含める必要があります。予算を組まないと、手札が一束になってしまい、空の財布ができてしまい、最新の問題がわからなくなります。イベント当日の驚きを避けるために、最初から現実的であること。
- コストを削減する方法を探してください。無料で働くボランティアを募集できますか？友達の家のような、より安いホームサイトを選ぶことができますか？シンプルだが成功した試合は、進行中のイベントよりも印象的ですが、それは大失敗になります。
いつどこで決定する。 それは事です 最も重要な あなたのイベントに関して言えば誰かが言う場所と場所は何ですか：「うん、わかります！誰もが自由な時間、簡単にアクセスできる場所、手の届くところにあるものを選択してください！
- お住まいの地域のイベントのカレンダーを確認し、聴衆を決定します。自宅で時間を過ごす人々をターゲットにしている場合、最善の選択肢は、日中に近所でミーティングを開催し、おそらく育児を提供することです。ただし、学生を対象にしている場合は、市の中心部で夜に会議を開催するのが最善です。可能であれば、視聴者のいる場所に行く すでに見つかった.
- もちろん、場合によっては、サイトの予約を余儀なくされることがあります。できるだけ早く使用する場所の担当者に連絡してください。彼はおそらくあなたと同じくらい忙しいことを忘れないでください！
物流について考えてください。 すべての物流が必要です。駐車の可能性はどうなりますか？障害のある人のアクセス手段は何ですか？会場の大きさに応じて何ができますか？どの機器が必要ですか？飲み物、バッジ、パンフレットなどの追加アイテムには、追加費用が必要ですか？イベントをスムーズに実行するには何人必要ですか？
- これらの問題をすべてチームで検討し、問題のすべての側面について話し合います。予期せぬ出来事を予想して回避できますか？出席する特別なゲストはいますか？例外を作成する必要がありますか？
マーケティングと広告について考えてください。 あなたがそれにいる間、ポスターを作成します。イベントの日付、場所、時間、ゲストの名前、タイトル、テーマまたはスローガンが含まれている必要があります。あなたはまだ予備段階にいるので、これらの詳細を解決するのに時間をかけることができます。ただし、組織の包括的なビューを得るために一時的な記録をすばやく作成することは興味深いです！
- 情報を広める他の方法も考えてください。 ing？郵送？ Facebook、または他の半数のイベントWebサイト（詳細はもう少し）何が必要ですか前参加者を惹きつけるイベントとあなたのニーズは何ですか 以下のために 彼らの興味を維持するイベント？
整理整頓。 とりあえず、すべてが頭の中で混乱しているので、開始方法がわからない可能性があります。深呼吸してExcelを開きます。イベントの暫定カレンダーを準備します。いくつかのスプレッドシートを作成して、アイデアを整理します。これは不要に思えるかもしれませんが、2か月後にはこの仕事をしてくれたことを祝福します。
- アクティビティごとに、期限のあるスケジュールを準備します。共同編集者の名前を書き、そのタスクと実行期間を指定します。そのため、質問を整理して回答することができます。

パート2 2週間前に整理する

すべてが正常であることを確認してください。 イベントの日付と場所を設定し、名誉のゲスト、スタッフ、イベントのテーマとスローガンを選択します。問題を引き起こす可能性のある問題は何ですか？ぎりぎりで発生する可能性のある質問は何ですか？この時点で、すべての詳細を確定する必要があります。
チームと一緒になってください。 チームメンバーとマネージャーが予算、スケジュールなどを承認します。すべての問題を調べて解決する時が来ました。従業員は何をすべきかを理解していますか？彼らは手順全体に満足していますか？
- もう一度、コラボレーターやボランティアと集まって、考えられる問題について話し合ってください。また、行動計画を策定するのに最適な時期です。
- チームに内部的な問題がないことを確認してください。ボランティアだけでなく、各グループのリーダーやメンバーとも連絡を取ってください。
協力者の一部に責任を委任し、経験豊富な協力者を割り当てて、すべての活動を調整します。 巨大なイベントの場合は、1人の担当者の監督の下で、複数のアクティビティを調整するために複数の人を担当します。グループのメンバーはグループリーダーを信頼する必要があることに注意してください。
- イベント当日は、1人または2人の人を割り当てて、参加者が現場に到着したときに出迎える挨拶をすることを検討してください。原則として、すべての人を元気づけ、参加者に良い手ざわりを感じさせる責任を負うのは、受付委員会です。
イベントに関連するWebサイトを常に最新の状態にしてください。 あなたはおそらくFacebook上にいますが、イベントをより良く宣伝するために使用できる他のサイトがいくつかあります。 Eventbrite、Evite、およびMeetupは、考慮する必要がある最も重要な3つのサイトです。まだ知らない場合は、今すぐインターネットにアクセスしてください！
- そして、もしあれば、あなた自身のウェブサイト、あなたのブログまたはあなたのFacebookページを忘れないでください。リマインダーを送信したり、写真を投稿したり、返信要求を管理したりできます（RSVP）。積極的に活動すればするほど、みんなに気づかれることでしょう。
特定の活動に資金を提供し、後援するよう代表に依頼します。 翌日中にいくつかの費用に直面する必要があります、あなたはあなたのポケットからすべてを支払うことはありません！少なくとも少しのお金を集めて、部屋や設備のレンタル、おそらくケータリングなどの立ち上げ費用をまかなってください。特定の物やサービスに対して料金を支払う必要がある場合があります。
- 必要なサービスを受け取り、確認し、請求するための適切な管理手順があることを確認してください。後で参照できるように、すべてを追跡する必要があります。特に、取引パートナーが何か間違ったことをしている場合は、早めに整理することをお勧めします。
イベントを宣伝します。 パンフレットの準備、広告の実行、メディアへの通知、ダイレクトメールの作成、電話の発信、グループへのグループの送信、潜在的な参加者またはスポンサーへの訪問。人々に来てもらうために他にすべきことは何ですか？質問の余地がほとんどない完全な情報を広めるように注意してください。しかし、結局のところ、あなたもあなたの聴衆の好奇心をそそりたいと思っています！
- ターゲットオーディエンスを定義します。高齢者に連絡を取りたい場合、時間を無駄にしない snapchats。参加者が頻繁に訪れる場所に行き、使い慣れたツールを使用します。非常にアクセスしやすく、正常に動作するように努めます。
イベントに必要なものをすべて集めてください。 たとえば、メダル、ゲーム、小さなお土産、賞品または証明書。経験の浅い目には気付かれることのないものやガジェットがたくさんありますが、あなたはすべての隅々とそこに行くことができるすべてを知っています。そして、テーブル、椅子、音響システム、ポスター、テーブルクロス、およびこれらすべての重要なものを忘れないでください！
- この質問だけでも、スタッフとの作業セッション全体に値します。ペン、応急処置キット、電池、アイスクリーム、延長などの5つのものを見つけるまで、それについて考えるのをやめないでください。あらゆる価格で、すべてをカバーしていることを確認する必要があります。
のために自分を整理する全て. 写真やビデオを撮る準備をします。ゲストの動きを整理します。食品と清掃チームの手配もします。リストは日ごとに長くすることができますが、イベントを整理しているので正常です！
- 食べ物や飲み物の世話をします。また、障害者などのための特別な施設を計画する時でもあります。また、一部の参加者が菜食主義者であるか、特別な食事の必要があるかどうかを確認します。
- 椅子、テーブル、セット、マイク、スピーカー、コンピューター、液晶プロジェクター（LCD）、演壇、イベント会場を適切にセットアップするために必要なすべての機器を提供します。
連絡する人のリストを準備します。 電話番号、住所、従業員全員が必要になります。同様に、VIPとサプライヤのリストを準備します。これらのリストは、誰かが休んでいるか遅れている場合に役立ちます。
- ケータリングが遅れるとしますか？あなたはそれを行う方法を知っていますか？あなたの美しいリストを取り、彼らに電話をします。彼らは本当にあなたが行くと思っていましたか 求めます これらの100kgの豚肉は？まあ、それは問題ではありません。リストをFrançoisに渡し、指定された住所にトラックを連れて行くよう依頼します。それだけです！今、あなたはあなたがしなければならないことを知っています、それらの使用をやめるか、詳細を伝えることによってより正確に！
従業員と一緒にイベントの場所に行きます。 ツアーに参加して、駐車場、トイレ、緑の部屋、出入口の提供を注意深く確認してください。コピーや電話をかけたり、緊急時に購入したりできる近くの場所を探します。一言で言えば、あなたのポケットとして地形を知るよう努めてください。
- また、担当者に相談してください。彼/彼女は誰よりもその場所をよく知っていなければなりません。知っておく必要がある特定の問題はありますか？時間の制約はありますか？特定の時間にドアを閉めておく必要がありますか？抗議中に日常的な消防訓練があるのでしょうか？

パート3イベントの24時間前

落ち着いて。 文章の終わりに近づいています。アイデアを明確に保ち、順調に進むことが非常に重要です。準備に何ヶ月も費やしました！すべてがうまくいきます。あなたが落ち着いていれば、あなたのチームはあなたのように振る舞い、イベントは良い状態で行われます。さらに、すべてが非常に迅速に終了します！
- 真剣に、あなたはほとんど文章の終わりに達しました。すべてを計画し、考えられるすべての問題を考えました。何かが起こった場合、あなたは困難を克服します。そして、覚えておいて、誰もあなたを責めることはありません。参加者はあなたがすべてを制御できないことを知っているので、騒々しいゲスト、平凡な食べ物はあまり心配しません。だから、リラックスして、すべてがうまくいきます。
チームで最後のチェックを実行します。 イベントの時間とそこへの行き方を全員に伝えたことを確認してください。イベントの当日、従業員全員がこの神聖な奉仕の扉はどこにあるのかを同時に尋ねたくありません。
- 質問を受け取らなくても、従業員の行動を評価するために最善を尽くしてください。彼らは彼らの仕事の説明に満足していますか？彼らは彼らの間に匂いがしますか？そうでない場合は、彼らと話し合い、困難を一緒に解決してください。誰かが何か他のことをしたり、他の誰かと一緒に仕事をしたりするのがより快適になるでしょう。
受け取ったすべての招待状と回答を確認します。 ゲストのリストを作成し、出席者を数えるために誰かに請求します。ほとんどの場合、出席する人数は 異なります 応答した人々の。あなたは50の肯定的な回答を受け取り、5で終わるかもしれません 若しくは 500人が出席します。したがって、受け取った応答の数を知っていても、極端な状況に備えてください！
- そこにいる間に、著名なゲストにイベントを思い出させます。「ああ、そうだね！」と言う人の数に驚くでしょう。明日ですね？簡単な電話をかけるか、SMSを送信することにより、見落としを避けることができます。
会場に行き、すべての準備が整っていることを確認してください。 部屋は清潔で利用可能ですか？電子機器は設置されていますか？良好な機能のテストは行われましたか？必要に応じて、事前に機器を設置できますか？スタッフは準備ができていますか？
- イベントを監督するために出席する人数が十分かどうかを確認します。もちろん、より多くの人がいる方が常に良いです。緊急レースをしたり、名誉あるゲストを招いたり、予期しないイベントを解決したりできる人が必要になる場合があります。または単にコーヒーを飲むために。
参加者のキットを準備します。 各キットには、水のボトル、軽食、ノート、ペン、小冊子、および必要な情報が含まれています。小さな思い出を含めることもできます。参加者がイベントが適切に設計され、適切に組織されたと考えるように促すのは、実際に細部です。そして、彼らはあなたが両方を大事にしていると本当に思うでしょう！
- これは、ゲストまたはスタッフ、あるいはその両方に予約できます！グラノーラバーとペンを受け取るのが好きではないのは誰ですか？
スクリプトを作成します。 これは、スケジュールと部屋に従って分類されたすべての必要な情報を含むリストです。重要な活動のために時限プログラムを準備します。フォームの構造はあなた次第です。読みやすいようにロードしないようにしてください。
- あなたが本当にうるさくて非常に勤勉であれば、あなたは確立することができます いくつかの スクリプト。スピーカーは、他のスピーカーのリストと場所とスケジュールを尋ねる場合があります。あなたのチームは、機器、スケジュール、および清掃作業の規則のリストが必要になります。それらを準備する時間があれば、これらのリストは役に立つかもしれません。
イベント中に実行するアクションのチェックリストを準備します。 あなたがそこにいて、すべてがそこにあり、みんながそこにいて、突然、あなたが自宅でコーヒーブレイクのために1,200杯のゴブレットを忘れたことに気付いた場合、それは災害になるでしょう。あなたはすべてを台無しにしたでしょう。だから、チェックリストを作成し、必要なものをすべて持って行ってください！
- 物事が蓄積する傾向がある場合は、特定のタスクをチームの各メンバーに割り当てます。そのため、イベント当日は、危機を断ち切って左右に走る時間を無駄にしません。さらに2つの手が負担を軽減します...

パート4イベントの実行の管理

イベントサイトのスタッフとボランティアと共に早めに参加してください。 全員が出席していることを確認し、電子機器が適切に機能していることを確認します。ぎりぎりの質問はありますか？時間が残っている場合は、飲み物を配り、励ましの言葉を伝え、休憩を与えてください！あなたはそれに値します。準備ができました。
- 参加者が必要なときに簡単に見つけることができるように、主催者が独特のバッジまたはその他の記章を着用していることを確認してください。時には疲労を着るだけでは十分ではありません。
すべてをインストールします。 内側と外側。郵便受けに風船を吊るしたり、角に看板を張ったりする必要がありますか？そして、ドアとメインエントランスホールについてどう思いますか？参加者が複雑なパスをナビゲートする必要がある場合は、より適切に誘導するために、できるだけ多くの標識を配置します。
- ウェルカムバナーと非常に役立つ有益なバナーを忘れないでください。参加者がイベントの場所を見つけやすくすることを忘れないでください。言うまでもありません！
- 受付および登録デスクを設置します。サイトに到着したら、参加者は自分が何をガイドする必要があるかに注意する必要があります。そうしないと、輪になって走り回って不快感を覚える場合があります。先ほどお話したレセプション委員会を覚えていますか？参加者に挨拶して質問に答えるために、入り口に誰かを配置します。
- 音楽を投稿してください！そうでなければ、気分を高めるはずだった恥ずかしさを払拭できます。
重要な人々がイベントを認識していることを確認してください。 講演者が遅れた場合は、スケジュールを調整し、関係者に通知します。食事が予想よりも長く続く場合は、プログラムの変更を知らせる必要があります。物事がスケジュール通りに進むことはまれなので、変化が起こったときに人々に知らせるようにしてください。
写真を撮る！ おそらく、イベントの思い出を残したいでしょう。そして、誰かがカメラを持って歩き回るのを見ると、参加者を興奮させることができます。スポンサーのバナー、あなたのもの、入り口、レセプションなどを忘れないでください。来年は使用できるかもしれません！
- 可能であれば、友人またはプロの写真家にこれらの詳細をすべて処理するよう依頼してください。十分なことがあります！しかし、あなたはゲストの世話をしなければならないので、写真などの世話を誰かに依頼してください。
お土産を提供します。 参加者はイベントに参加して何かを学んだ可能性があり、何かについて考えたり、質問をしたり、行動を起こすことについて考えてもらいたいと考えています。チラシなどを配布して、アイデアを提供してください行為イベントの後。
- フィードバック用のフォーラムを作成することを忘れないでください。参加者にフォローアップ、彼らの考えを述べ、改善を提案し、次のイベントの希望を共有する機会を与えます。そしてもちろん、どのように単純化できますか？
レセプションエリアを掃除してください！ 電気メーターを上げ、バナーを取り上げ、テーブルを削除するなど。イベント前の場所を元の状態に戻します。これは、部屋を借りて戻ってきたい場合に特に重要です。所有者はあなたに料金を請求するかもしれません。操作をできるだけ簡単にするためにタスクを分割します。
- 貴重なものがその場で忘れられていないことを確認し、もしそうなら、失われた財産サービスを設定します
- イベントの開催中に発生する可能性のある損害について、場所の責任者に注意を促してください。正直で直接的な方が良いです。
- ごみの世話をし、あなたの手段で行動してください。クリーニングサービスがこの問題を処理します。
イベントの開催から生じるすべてのタスクに注意してください。 実際、問題のイベントの性質に依存します。あなたがすることはあまりないかもしれませんが、感謝する人々の長いリストと管理するレシピで終わることもあります。開始するいくつかのアイデアを次に示します。
- すべてのチームメンバー、ボランティア、スポンサーに感謝します。あなたは彼らなしであなたのイベントを作ることはできなかったでしょう！
- アカウントを更新して確定します。このタスクはできるだけ早く完了する必要があります。最小限の詳細を調整することをお勧めします。
- あなたを助けてくれたすべての人たちに感謝の気持ちを込めてレセプションを企画してください。
- 関係者に記念品やパンフレットを配る。
- スポンサーとレシピの関係者に配布します。
- イベントの写真をウェブサイトに投稿してください。
イベントの後に評価会議を開催して、将来の組織を改善します。 あなたはすべてを達成したので、あなたが異なって行うことができたことがありますか？うまくいったものとうまくいかなかったものは何ですか？そのようなイベントを再び開催することに同意しますか？何を学びましたか？
- フィードバックを受け取った場合は、これを考慮してください。ゲストがそうしない場合は、スタッフに依頼してください！彼らはこのイベントについてどう思いますか？少なくとも、彼らは自分自身に感謝しましたか？もちろん、グラノーラバーとペンがあったので、そうではありませんでしたか？