上司の電話に応答する方法

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• パート1電話でプロのエチケットを練習する
• パート2上司と話し合う
• パート3勤務時間外の電話への応答

上司からの電話を受けることは、特に不安を引き起こし、自信を失う場合は特に不安の原因になることがあります。雇用主からの電話に応答する最善の方法は、常に電話でプロのエチケットを練習し、常に仕事を受け入れ、仕事に関連する質問に答える準備ができていることです。

ステージ

パート1電話でプロのエチケットを練習する

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   呼び出しをピックアップします。 電話をかける前に2〜3回鳴らします。これにより、彼はあなたが忙しく、パフォーマンスが良いという印象を与えます。あまりにも早く電話に出て、忙しくない、または何もしていないという印象を与え、そうする前にあまりにも長く待つことは、発信者があなたにとって優先順位ではないことを示唆しています。
   • プロフェッショナルな環境にいるときはいつでも、このルールを必ず適用してください。上司が電話であなたに連絡しようとしたときだけ、それをしないか、その便利さの規則を適用しないでください。また、雇用主がいつ別の回線から電話をかけるかを確実に知ることはできません。

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   彼を専門的に迎えてください。 電話に応答するときは、できるだけ専門的で快適になるように努力してください。たとえば、同僚や雇用主から電話がかかってきたら、「ここにジャン・ポワソン。どうすれば手伝うことができますか？ "
   • 複数の部門がある大規模な組織で作業している場合は、挨拶で部門または部門の名前を指定します。次のように言います。「ここでは、商業部門のジャンポアソン。私はあなたのために何ができますか？ "
   • 外線からの電話に応答するときは、上司があなたに電話をかけていると思われる場合でも、会社の名前を入力します。たとえば、「こんにちは！ここでABCサービス、Jean Poissonがデバイスに。どうすれば手伝うことができますか？ "

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   食べ物を飲み込むか、チューインガムを吐きます。 電話を取る前に最善を尽くしますが、時間通りにできない場合は、可能な限り慎重で静かな方法でアクションを完了します。チューインガムや口の中で食べ物と話すことは不適切であり、悪い自己イメージを与えます。対話者はそれをよりよく理解するでしょう。

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   はっきりと直接マイクに向かって話します。 これは、後で問題を引き起こす可能性のある、あなたとあなたの上司との間の通信の問題を避けるのに役立ちます。さらに、上司は、音の問題や音質の低下のためにあなたとのコミュニケーションに問題がある場合、イライラします。
   • また、電話で応答したり話したりするときは、必ず笑顔にするようにしてください。あなたの上司を含む発信者の大部分は、あなたがあなたの声とトーンで微笑んでいることを知っています。これは、特に販売および顧客サービスに関連する業界で働いている場合、上司に良い影響を与えます。

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   すべてに注意を払ってください。 上司と電話で話すときは十分に注意してください。それが彼が以前あなたに与えた仕事であったとしても、あなたがするすべてを止めてください。彼があなたに言っていることを聞く準備をしてください。
   • 一般的に、上司とコミュニケーションをとる際には、外部要因に気を取られないようにしてください。たとえば、電話中に同僚の1人があなたのオフィスに来た場合、今すぐ話せないことを丁寧なジェスチャーで伝えます。

パート2上司と話し合う

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   メモを取る。 ノートブックを持って、チャットするときにメモを取る準備をしてください。これにより、特定のタスクの時間、日付、住所、指示など、会話中に彼があなたに伝えたい重要な情報をいつでもメモできるようになります。これにより、見返りに彼に尋ねたいすべての重要な質問を書き留めることもできます。
   • 机の上、一番上の引き出しの中、または簡単にアクセスできる場所、メモ帳とペンの上に置くことを常に忘れないでください。ノートブックを近くに置いておくと、予定または予定外の電話をかけるたびに重要な情報を記録できます。
   • 手元にノートブックはないが、コンピューターの前に座っている場合は、空白のページまたはWord文書を開き、ノートブックを使用しているかのようにメモを取ります。ただし、彼はあなたの入力を聞くことができるので、キーボードの音が会話に本当に関係しているかどうかを気にしないように、非常に注意して注意深く聞いてください。

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   落ち着いて。 少しの間深く静かに呼吸し、必要に応じて水を飲んで落ち着かせます。電話で不安な人を認識するのは簡単です。特に、彼女が激しく呼吸している、または震えているためらいがちな声を持っている場合。落ち着いておくことは、あなたがより自信を持ち、状況をコントロールするのにも役立ちます。
   • あなたの雇用主がすぐにあなたに電話することを知っているなら、あなたの電話を受ける前に少し歩くことで不安からあなた自身を解放してください。起きて、あなたのオフィスやサービスを少し歩いてください。電話に間に合うように戻ってください。
   • 通話前または通話中にすぐに落ち着く必要があると感じた場合は、数回深呼吸してください。 4〜5秒間、鼻からできるだけゆっくり吸い込みます。さらに3秒間息を止めてから、さらに4〜5秒間静かに息を吐きます。酸素を吸入すると、緊張を和らげ、頭をきれいにすることができます。

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   常にアクティブなリスニングを練習してください。 彼は顔をしてあなたに話さないので、彼が電話であなたに言うすべてをはっきりと理解することが重要です。聞いたり理解していないことを繰り返し説明するように彼に頼むことをnotしないでください。
   • 実際、たとえ彼の指示を理解していても、時々説明を求めたり、詳細を確認したりしてください。電話を切る前に、指示を自分の言葉で要約してみてください。アクティブリスニングを練習することで、熱心に耳を傾け、プロフェッショナルであることを彼に示すことができます。

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   彼に簡単に答えてください。 茂みを歩き回らずに、まっすぐに行き、彼に直接答えてください。これにより、準備が整っているという印象が得られ、上司はあまり気を散らされることなく、電話の目的に集中することができます。ほとんどの場合、あなたの雇用主は非常に忙しく、あなたからの特定の情報が欲しいのであなたに電話するだけです。彼がすべての詳細を彼に与えるようにあなたに特に頼まない限り、彼が彼がほしいと思うものを丁度与えなさい。
   • 繰り返しますが、これは、必要に応じて説明を求めてはならないという意味ではありません。雇用主は確かに忙しいですが、上司とのミスを修正するのに何時間も費やすよりも、質問をするのに60秒を費やす方が良いでしょう。質問するのに十分な時間がありますが、質問する時間が足りない場合は、特定の同僚に近づくことができるか、または文書で詳細を確認できるかどうか、リーダーに尋ねてください。

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   口頭でうなずく。 会話全体でこれを行います。言葉のうなずきは、「はい」、「同意する」、「理解する」、「見える」などの言葉です。それらはすべて、あなたが積極的にそれを聞いていることを示しています。
   • もちろん、これらの口頭でのうなずきは、会話中の適切な時間に行う必要があります。それを行う前に、指示または説明の後に休憩を待ちます。

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   通話中は前向きな姿勢を持ちます。 積極的でダイナミックな態度を持つことは、上司が自信を持って、有能であり、仕事の課題に直面することを恐れないことを示しています。たとえば、問題について話し合うために彼から電話がかかってきた場合、実装可能な解決策について話します。
   • 彼があなたの仕事や態度を批判している場合でも、可能な限り受け入れてください。批評を自分の言葉で要約して受け入れ、それを修正する方法を話し合ってください。将来の方法について懸念を正直に表現できますが、過去の間違いや問題の言い訳は避けてください。
   • 懸念を表明したり、過去の問題を説明したい場合は、「あなた」ではなく「I」という代名詞を使用して文を作成します。これにより、あなたの指導者は自分を守ろうとせず、否定的に答えたり、怒りの発作に立ち向かったりすることができます。たとえば、時間内に完了できなかったタスクについて話し合うように彼から電話がかかってきた場合、「必要な情報を収集するのに苦労しました」と言うのではなく、時間内に必要な情報を提供してくれなかった」。

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   彼に感謝。 時間を割いて電話をかけてくれたシェフに感謝することを忘れないでください。彼はあなたに電話した人であり、その逆ではありませんが、あなたに電話してくれたことに感謝することは、彼または彼女があなたに与えた時間に対するあなたの感謝を示す素晴らしい方法です。たとえば、「あなたは忙しい一日を過ごしていることを知っています。私に電話してくれてありがとう。 "
   • 特に懸念を表明したり、仕事を批判したり、プロジェクトを説明したりするために、スーパーバイザーがあなたに電話するたびにこれを行います。目標は、与えられたタスクを達成するためにどれだけ熱心であるかを示すことであり、彼または彼女があなたに与えた時間に感謝することは、彼の呼び出しがあなたが仕事をうまく行うのに役立つことを認識する方法です。

パート3勤務時間外の電話への応答

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   可能であれば電話に出てください。 上司が勤務時間後に電話をかけてきた場合は、他の優先事項に干渉しないかどうかを取り上げて話し合います。このポジションに6か月未満しか滞在していない場合、これを行うことはさらに重要です。
   • 通常の営業時間後に上司とやり取りする意欲は、あなたがあなたのビジネスと仕事にどれだけ熱心であるかを示します。
   • 彼があなたに電話しても答えられない場合は、できるだけ早く彼に署名してください。理想的には、残した声を聞き、できるだけ早く電話をかけ直します。ビジネスの文化と電話の性質に応じて、電話をかけられない場合に電話に出られなかった理由を説明するために、電子メールまたは電子メールを送信することで取得できるはずです。

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   企業文化を確認します。 一部の企業では、雇用主は従業員に時間や曜日に関係なく電話と電子メールで連絡を取り合うことを要求しています。これは不公平に思えるかもしれませんが、作業を続けたい場合は、企業文化の一部として受け入れる必要があります。
   • 従うべきルールがわからない場合は、同僚に近づいてください。数時間待ってから応答するか、全員がすぐに応答することを学習できます。適切な情報を見つけて適用してください。

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   積極的に行動し、状況に応じて行動します。 勤務時間外であっても、雇用主の声に耳を傾けるときは常に礼儀正しく前向きです。とは言うものの、どのように対応するかを決める前に、各状況を個別に検討する必要があります。
   • たとえば、雇用主があなたを批判したり、仕事について指示したりする場合は、会話中にメモを取りますが、電話が終わった後は、専門外の活動を続けることをためらわないでください。彼があなたに与えた仕事が緊急でないなら、あなたはそれを脇に置いて、通常の労働時間の間にそれを実行することができます。
   • 一方、それが緊急事態である場合は、上司の希望に応じて、自分自身を置いて問題を解決する必要があります。

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   仕事の満足度を評価します。 上司は、24時間年中無休で利用できると合理的に期待することはできませんが、彼の期待が合理的であるという保証はありません。上司が勤務時間後に定期的に電話をかけてきて、不快感や不安を感じる場合は、別の仕事を探すことを検討してください。
   • 雇用主が営業時間後に電話をかけることがわかっている場合は携帯電話をオフにしますが、組合に加入していなければ、いつでも解雇される可能性があります。上司は、勤務時間後に電話に出ない、またはこのためにあなたを送り返さないことに気付いた場合、撤回することがあります。