大学教育のカバーレターの書き方

著者: Roger Morrison

作成日: 24 9月 2021

更新日: 21 六月 2024

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コンテンツ

ステージ
パート1ブレインストーミング
パート2書き込みプロセスを開始する
パート3手紙の構造化
パート4ハードレターを書く

この記事の内容：ブレインストームライティングプロセスの開始レターの構造ハードレターの作成7参照

動機付けの手紙（またはサポートの手紙）は、とりわけ履歴書を補足する種類の文書であり、求職者に送って候補者と協力する意思があることを知らせます。ただし、大学院プログラムまたは奨学金に入学する場合は、申請ファイルに添付することもできます。よく書かれている場合、この文書は候補者に関する重要な情報を提供します。創造的で思慮深い方法で書かれなければなりません。申請プロセスのこの部分は非常に重要である可能性があるため、送信する前に手紙を完全に書き、完成させる必要があります。

ステージ

パート1ブレインストーミング

メモを取る。 ブレインストーミングのプロセス全体を通して、手紙を書くときに相談すべき重要なメモをいくつか書き留めます。カバーレターで使用するかどうかに関係なく、プライマリとセカンダリの両方の詳細に注意してください。
大学とそのカリキュラムについて調査します。 大学が提供するすべての印刷物またはデジタル文書を読み、そのWebサイトを必ずチェックしてください。従うプログラムの入学基準に特に注意してください。
- 一般的に、大学は異なる候補者に期待する資格を説明します。この情報を使用して、登録する機関にカバーレターを適合させることができます。
- たとえば、大学がプログラムのテーマに関連する多くの人道的原因に関与している場合、あなた自身の人道的利益にもっと重点を置くことができます。一方、入学基準が学者に厳密に限定されている場合、志望と学業経験に集中する必要があります。
あなたが理想的な候補者である理由を自問してください。 プログラムの入学委員会は、他の誰かよりもあなたを選ぶべき理由を知りたいと思うでしょう。ただし、回答を提供する前に、この質問を自問する必要があります。
- これまでの大学でのキャリアについて考えてください。現在の学問の道を選択し、あなたのキャリアのコースを決定したコース、教師、影響について考えてください。
- この学校とこのプログラムを選んだ理由を考えてください。個人的であれ職業的であれ、すべての動機を考慮してください。

パート2書き込みプロセスを開始する

手紙の計画を立てる。 すべてのメモを収集し、それらを広いアウトラインで整理してみてください。計画には、導入、開発、および閉会の辞のための個別のセクションを含める必要があります。
- レターの構造がわからない場合は、同様のフローチャートまたは構造でノートを分類することを検討してください。このステップの目標は、構造化されていないアイデアを整理することです。
手紙を書きます。 アイデアを整理したら、手紙の最初のドラフトを書き始める必要があります。これは大まかなドラフトにすぎないことに注意してください。送信する前に修正する必要があります。
- 関連すると思われるアイデアを含めて、できるだけ感覚的な詳細で説明します。情報が多くなりすぎる可能性がありますが、再生フェーズで無関係なアイデアを削除する自由があります。
- プロセスのこの部分に関する非公式のメモと正式な計画を確認します。また、この記事の3番目のセクションのガイドラインに従う必要があることに注意してください。
数日後に手紙をもう一度読んでください。 最初のドラフトを完了した後、手紙の修正を検討する前に、少なくとも1〜2日は休んでください。
- 少なくとも、あなたはあなたの手紙の文法と構造に細心の注意を払わなければなりません。
- さらに重要なことは、正確さと一貫性を確保するために手紙を校正する必要もあります。事実は正しくなければならず、アイデアは独創的であり、トーンはプロフェッショナルでなければなりません。
建設的な批判を求めます。 この手順は必須ではありませんが、同じコースを受講している教師や同僚など、資格のある人から外部の意見を得るのに役立ちます。
- 理想的には、申請するプログラムに既に登録している人に連絡するようにしてください。この人は、大学の期待をよりよく理解するでしょう。
必要に応じてレターを修正します。 動機付けの手紙を重要な観点（あなたと他の人）からレビューします。うまく書かれるまで何度も書き直すことを恐れないでください。
- 冗長なアイデアや言葉、および手紙の核となるアイデアに直接関係しない情報を削除します。平均して、カバーレターには1ページのみを含める必要があります。通常、追加のページはすべて不要と見なされ、推奨されません。
- それにもかかわらず、一部の大学では、申請者に2ページまたは3ページの長い手紙の提出を要求する場合があります。これらの詳細を見つけるには、申請書またはプログラムのガイドラインを読むことをお勧めします。何も見つからない場合は、1ページに固執することをお勧めします。
- 手紙の冒頭に最も重要なアイデアを入れ、必要に応じてコンテンツを並べ替えて、流動性を確保してください。

パート3手紙の構造化

できる限り正確に手紙に宛ててください。 大学で入学願書を勉強している人の名前がわかっている場合は、名前で手紙を送ってください。
- この人物の名前が見つからない場合は、少なくとも読者の立場に応じて読者に話しかける必要があります。以下に例を示します。
  - 親愛なる入学カウンセラー。
  - 親愛なる入学委員会;
  - 入場の親愛なるディレクター。
- 一般的な挨拶状のみを使用する（誰に, 親愛なるサーとマダム）他に選択肢がない場合。
明確な目標を述べる。 カバーレターの最初の段落は、その内容すべてを要約し、読者に何を期待するかについて明確な考えを与える必要があります。
- この最初の段落には、1〜3文のみを含める必要があります。この文では、選択したプログラムのカバーレターを送信していることを間接的に示す必要があります。
- 紹介文は次の例のようになります。「私は、XYZ大学のABCプログラムへの関心を表明するためにこの手紙を書いています。 "
理由を要約してください。 手紙の本文では、この大学とそのプログラムがあなたの最高の資産であると考える理由を入学評議会に伝えなければなりません。また、他の候補者ではなく、取締役会があなたを受け入れる理由を説明する必要があります。
- あなたの動機と資格についてのメモを参照してください。
- あなたが理想的な候補者である理由を説明してください。興味のあるプログラムでの過去の学歴および職業経験を説明してください。事実情報を提供しますが、これらの事実があなたの人生にどのように影響したかを示します。
  - たとえば、学位の最初の年など、以前の大学レベルのテーマ別コースにどのように反応したかについて言及する場合があります。問題の主題に関するコースを受講したと言うのではなく、これらのコースの内容がどのようにあなたを魅了し、あなたの決意や好奇心を強化したかを説明してください。
- この大学、このプログラム、この場所を選んだ理由を説明してください。多くの大学の学校は、情熱的または意欲的な候補者を受け入れる傾向があります。
  - 職業上の目標を説明し、問題のプログラムが目標に到達するための最良の機会を提供すると思う理由を説明してください。直接引用することなく、プログラムフォームに記載されている主要な資産を参照できます。
  - 大学への関心を喚起するものを示してください。留学生の場合は、選択した国で勉強したい理由も説明する必要があります。たとえば、英国の大学の場合、英国で高等教育を追求する理由を説明してください。
主な資格を説明してください。 あなたがプログラムの理想的な候補者である理由を示しながら、学業経験、個人的な資質、およびその他の関連する経験をリストする必要があります。プログラムに最も直接関係するポイントに焦点を当てます。
- 履歴書を確認しますが、コピーしないでください。多くの場合、申請者は、履歴書のコピーをカバーレターに添付されている申請書に添付する必要があります。 CV情報を使用して重要な詳細を記憶することができますが、その手紙はCVそのものの正確なコピーであってはなりません。必要に応じて、カバーレターの読者にCVを紹介し、カバーレターに簡潔に記載できない追加の詳細情報を提供してください。
- 文章をサポートするいずれかの資質について言及する場合は、適切な条件を使用して適格にする必要があります。あなたは一生懸命働いていると言うのは非常に簡単です。経験の例でそれを証明しなければなりません。
- 自慢しないでください。謙虚に見えるために邪魔にならないようにしてください。また、慢や自信過剰を感じるようなことは一切避けてください。これを行うには、主観的な分析を行うことなく、主に事実に焦点を合わせます。
あなたの視点を再確認してください。 手紙を締めくくるには、手紙を終了する前にプログラムをフォローし、署名に署名する意欲を簡潔に繰り返し、彼らがあなたに与えた時間と注意について入学委員会のメンバーに礼儀正しく感謝します。
- 最後の段落には、約3文が必要です。導入ラインを再構築し、各段落で説明されている主要なポイントをそれぞれ1つの文にまとめます。
- 時間と注意について読者に感謝し、プロの丁寧なフレーズ（「敬意を表する」など）に署名を入れ、その後に氏名を記入して、手紙を仕上げます。

パート4ハードレターを書く

明確で簡潔な言語を使用します。 直接の用語でスキルと意図を説明する文法的に正しい言語を使用して、手紙の主題を守ってください。ブルーミングや濁った説明を避け、アクティブな音声を使用します。
- 決まり文句と見なされるフレーズや用語は使用しないでください。一般的なフレーズは、あなたがあまり創造的ではないという印象を与えるので、あなたの非常に悪いイメージを与えます。特定の決まり文句を使用する場合は、独自のフレーズを使用するのではなく、説得力のある例でこのアイデアの真実を実証しながら、なぜそれを使用するのか、どのように行うのかを自問してください。
  - 一般的なスナップショットの例を次に示します。
  - 「私は...に非常に意欲的です」;
  - 「私はずっと愛してきた...」;
  - 「私の主な目標は...」
- 盗作を避けます。入試委員会から提供されたドキュメントの情報を使用してアイデアを策定したとしても、この情報を言葉ごとに繰り返すべきではありません。プログラムが「最新の機器」に焦点を合わせている場合、「最新の機器」というフレーズは避けてください。
- 標準文字をコピーしないでください。カバーレターのコピーを探して、採用する構造とトーンを把握しておくと役立つ場合がありますが、これらのコピーの内容を過剰にコピーしないでください。結局のところ、誰もが標準的な手紙をコピーして文章を完成させることができます。あなたは皆ではないことを示さなければなりません。これを行うには、元のトーンを使用します。
ポジティブなトーンを使用します。 あなたの手紙はネガティブな側面よりもポジティブな側面に焦点を当てるべきです。過去に直面した困難や課題を説明することにした場合は、それらがどれほど深刻であるかではなく、それらをどのように克服するかに焦点を合わせます。
- 弱点を説明しないでください。おそらくインタビューの段階でそれについて話すでしょうが、カバーレターはあなたの強みを強調するべきです。
- 未来に集中してください。以前の資格を説明する必要がありますが、将来のビジョンがあることを示すことも重要です。たとえば、大規模なプログラムでカバーされている特定の領域での経験の不足を説明するのではなく、単にこの領域についてもっと知りたいことを示します。
プロの口調と個人情報を調整します。 カバーレターをカスタマイズして興味や経験を説明する必要がありますが、プロの手紙を書き、適切な形式を採用する必要があります。
- あなたの知的動機に集中してください。あなたが心から来る宗教的、利他的、または個人的な動機を持っているとしても、取締役会メンバーはあなたの知的動機により興味を持ちます。学問的および専門的な目標に焦点を当てます。
- 同時に、残りの候補者から目立つようにしてください。職業上の目標について一般化しすぎないでください。感情的または個人的な動機を表現せずに具体的にしてください。
正直に言ってください。 何を書いても、嘘をつかないでください。過去の経験やその他の資格を実際の範囲を超えて誇張しないでください。
- 倫理的な観点から、あなたが目指しているポジションは最も資格のある候補者によって満たされるべきです。競争力があり、自分のスキルについて嘘をついている可能性があるため、自分自身を信じないことを意味する可能性があるので、何かを克服するあなた自身の能力を信じる必要があります。