レポートの書き方

著者: Roger Morrison

作成日: 23 9月 2021

更新日: 21 六月 2024

コンテンツ

ステージ
パート1準備をする
パート2会議中にメモを取る
パート3議事録を書く
パート4議事録テンプレートの使用

この記事の内容：準備ミーティング中にメモを取る議事録を減らす議事録の議事録を使用する

あなたはあなたの委員会の秘書として選出または任命されました。おめでとうございます！しかし、すでにメモを取って準備し、議事録を作成しましたか？ Roberts Order of RulesやMorin Codeなどの審議アセンブリの手順コードのルールを適用する場合でも、独自の方法で議事録を作成する場合でも、卓越性を実現するには特定の方法に従う必要があります。

ステージ

パート1準備をする

会社の会議手順をよく理解してください。 秘書が正式な報告書を作成しなければならない場合、適用される手順のコード、すなわち、 コードモリン または別の。あまり正式ではない設定で、議事録に含める内容とその使用方法を決定します。
- 報告者として、手続きのすべての規則を知る必要はありません。しかし、コードのコピーを手に入れるか、質問に対する具体的な回答を大統領に求めることは有用でしょう。
- あなたの役割に精通してください。討論に直接介入しない報告者もいれば、議論に参加している間にメモを取る報告者もいます。いずれの場合も、秘書は議長やファシリテーターなどの別の重要な役割を果たしてはなりません。
モデルを準備します。 議事録の内容はほぼ同じです。テンプレートを使用すると、簡単に確認できるように議事録のプレゼンテーションを標準化できます。サンプルの議事録テンプレートをダウンロードすることもできます。少なくとも以下にリストされている項目には十分なスペースを確保してください。
- 組織の名前。
- 会議のタイプ。定期的な年次または毎週の会議、委員会の小さな会議、または特別な目的のために召集された会議はありますか？
- 日付、時刻、場所。セッションの開始時刻と終了時刻を記録するスペースを残してください。
- 会議の議長またはモデレーターの名前、および秘書または補欠の名前。
- のリスト 参加者 そして 欠席する。実際、これは出席表です。定足数に達した場合、つまり、プレゼントの数が投票に最低限必要な場合に注意してください。
- 署名用のスペースを残します。秘書として、あなたは常にあなたの仕事に署名する必要があります。議事録の承認が必要な場合、追加の署名が必要になる場合がありますが、それは会社の手順によって異なります。
- もしあれば、その日の順序。自分で議題を起草していない場合は、議長またはモデレーターに会議のコピーを渡してもらい、メモを整理するのに役立ちます。
ノートブックまたはラップトップを持ち歩きます。 機器に慣れていることを確認してください。頻繁に議事録を書く場合は、この目的のためにラップトップを用意するか、コンピューターにフォルダーを作成します。
- 前の会議の議事録を準備しており、承認のために提出されていない場合は、必ず一緒に洗ってください。
- テープレコーダーを使用すると、議事録を後で書くことができますが、メモを取る代わりになりません。会議中に議事録を記録する場合は、出席者全員が同意することを確認してください。参加者の声明を言葉ごとに再現する誘惑に抵抗します。
- 速記を学べば、メモを取るのが速くなりますが、議事録を書くために参加者の発言をすべて再現する必要はありません。実際、そのようにするのは避けなければなりません。
- メモを公開するように招待されている場合は、オーバーヘッドプロジェクターまたはフリップチャートを使用してください。メモを簡単に並べ替えて、議事録を簡単に作成できるようにします。

パート2会議中にメモを取る

タイムシートを配布します。 全員が参加したらすぐに、参加者が多い場合は1枚以上を配布します。全員が自分の名前と連絡先情報を書くために使用します。このリストは、会議の参加者の名前を記録するために予約されている議事録のセクションを埋めるために使用されます。シート自体を議事録に添付することもできます。
- 出席している人の大部分がわからない場合は、テーブルプランを作成し、全員に自己紹介を依頼するときに記入します。メモをとる間、リストを手元に置いておくと、必要に応じてそれぞれを名前で呼び出すことができます。
モデルを最大限に満たしてください。 会議の開催まで、組織の名前、日付と場所、会議の種類を入力します。たとえば、「毎週の取締役会、委員会の特別会議」などです。」。会議が始まるとき、時間に注意してください。
- テンプレートがない場合は、メモの最初にこの情報を書いてください。
- 会議が特定の目的または特別な時間に開催された場合、参加者に送信された通知のコピーを保管してください。作成後の議事録に添付する必要があります。
最初の命題の結果を書き留めてください。 ほとんどの公式会議は、暫定議題を採択する提案から始まります。この最初のステップは、手順を説明するための例として役立ちます。会議が別の提案で始まる場合は、同じ関連情報を記録してください。
- 「提案する」で始まるモーションの正確なe。通常、「このアジェンダの採用を提案します。 "
- プロポーザルの作成者の名前。
- 投票の結果。投票が肯定的であれば、「動いた」と書きます。
- 長い提案を正確に再現できない場合は、それらを書面で提出するよう要求できます。これが繰り返し発生する問題である場合は、一定の単語数を超える提案の公式手順にこの要件を含めるよう依頼してください。
- あなたが議題を起草している場合、あなたは会議の秘書でありながら、動議のスポンサーになることができます。あなたが客観的である限り、これは完璧です。なぜなら、数分であなた自身の行動を含めることは相容れないからです。
会議中に提示された他の提案を保存します。 手順に注意深く従いますが、特に指示がない限り、議事録に記録しないでください！新しいモーションが提示されたら、関連情報を記録します。
- 各提案には、提案自体の条件、著者の名前、投票の結果を含める必要があることに注意してください。
- 一部の提案では、投票する前に別の参加者の支援が必要です。たとえば、誰かが「モーションをサポート」と言ったら、モーションの共著者としてその人の名前を議事録に記録します。
- プロポーザルのスポンサーの名前がわからない場合や、再度聞く必要がある場合は、丁寧に会議を中止して質問してください。情報の正確な記録は、このわずかな中断を正当化するのに十分重要です。
- モーションが変更された場合は、メモの文言を繰り返してください。長い議論を引き起こした修正をめぐる論争があった場合を除き、議事録で提案が修正されたことを示す必要はありません。
レポートのプレゼンテーションを聞いて、コピーを求めます。 レポート、ニュースレター、または同様の文書を読み上げるたびに、レポートの名前と、それを読んでいる人の名前、またはそれを書いた小委員会の名前を記録します。モーションがアタッチされている場合は、他のモーションの場合と同様に保存します。
- ただし、会議の最後にドキュメントのコピーを取得することをお勧めします。このコピーを入手するには、スピーカーまたは椅子にメモを提示してください。その後、各レポートのコピーを、作成後の議事録に添付します。
- コピーが利用できない場合は、元のドキュメントが保存されている場所に注意してください。会議後にこの情報を要求する必要がある場合があります。
- 参加者が文書を読む代わりに口頭で報告する場合は、声明の要約を書きます。詳細に触れたり、話者の言葉を再現したりしないでください。
実行または割り当てられたアクションに注意してください。 これには検証前回の会議の決定の実施と新しい行動の実施。誰かが手紙を書くように依頼されましたか？関係者の名前とそれらに起因する行動を書き留めてください。
- 会議の形式の程度に応じて、これらのアクションの多くは提案。正式でない会議では、明確に定式化されていない決定に注意する必要があります。
- もしあれば、決定の理由を簡潔に述べてください。
すべての順序のポイントと手続き上のポイントを記録します。 訴訟に対して異議が唱えられた場合は常に、異議全体とその根拠となる原則、ならびに大統領が下した完全な決定に留意してください。
- 法令を適用するか組織のプロトコルを適用するかにかかわらず、手順のコードへの参照を含めることを忘れないでください。
ディスカッションの要約をいつ書くかを知っています。 明確に記載された要求に応じて行う必要があるだけです。公式には、レポートには過去の状況が反映されています事実そして、何がされていない前記。ただし、組織固有の要件を考慮する必要があります。
- メモを取って、どんな状況でも客観的になるように努めてください。感情ではなく具体的なポイントを書きます。形容詞と副詞の使用を最小限にします。あなたの目標は、乾燥した、事実に基づいた、時には味のない文書を書くことです！
- 議論の要約は主格であってはなりません。そのため、討論では講演者の名前に言及しないでください。これは、白熱した討論の最中に、悪意のない話者が一部の感性を傷つける可能性がある場合に特に重要です。
会議の終わりに閉じます。 会議が延期される時刻に注意してください。レポートのコピーをすべて手に入れるか、他の人に送信してもらうようにしてください。
- メモを確認して、すべてが明確で、何も忘れていないことを確認します。参加者が去る前に質問をする時間です。

パート3議事録を書く

できるだけ早く書き始めてください。 イベントが記憶に残っている限り、会議直後の議事録を記述するのが最善です。
コンピューターを使用して会議メモを入力します。 セッション中にノートパソコンでメモを取った場合は、すでにこれを行っている可能性があります。メモを保存して、新しいドキュメントを作成します。それらを並べて配置することで、それらを議事録と比較できます。
メモをパラグラフで明確に提示します。 すべての新しい動議、新しい決定、または注文のポイントは、独立した段落で扱われるべきです。操作中に、以下を確認してください。
- 必要に応じてスペル修正プログラムを使用した場合でも、スペルと文法のルールを尊重している、
- e全体で過去または現在のいずれかで同じ時間を使用しましたが、同じドキュメントである時間から別の時間に切り替えることなく、
- あなたは客観的です、言い換えれば、あなたの意見は数分で決して表示されるべきではありません。
- シンプルで正確な語彙を使用し、曖昧な用語を適切な単語に置き換えながら、花のような表現の使用を避け、
- 記録するように求められない限り、議論ではなく実行されたアクションのみに言及しました。事実されていないもの前記,
- わかりやすくするためにページに番号を付けています。
議事録の下書きのコピーをメンバーに配布します。 タイムシートの連絡先情報を使用して、各メンバーにコピーを送信します。連絡先情報がない場合は、会議の進行役が連絡する必要があります。
会議の議事録を承認してもらいます。 次の会議で読み上げ、承認のために提出するよう求められる場合があります。動議が採択された場合、議事録が採択されたことに注意してください。
- レポートが承認される前に修正された場合は、変更を加え、文書の最後に、行われた変更を説明せずに変更されたことを書き留めます。
- 議事録の承認後に修正の提案が行われた場合、提案の正確な内容とその採択または拒否の決定を述べてください。

パート4議事録テンプレートの使用

会議のサンプル議事録を提供するサイトにアクセスします。 これらのテンプレートは時間を節約し、間違いを防ぎます。
時間をかけてサイトを確認してください。 それぞれが提供する可能性を使用して、あなたに合ったモデルを見つけてください。
- 現在のモデルや標準モデルなど、特定のタイプのモデルが必要な場合は、「ダウンロード」ボタンまたは「テンプレートを使用」ボタンをクリックして、選択したモデルを調査してダウンロードします。紛失しないように、見つけやすい場所に保管してください。
ファイルにアクセスします。 ダウンロードが完了したら、ファイルを解凍し、「Microsoft Word」または「Excel」で開きます。使いやすさと品質のために、「Microsoft Word」の最新バージョンを使用してください。ソフトウェアを最新の状態に保つと、新しい機能を使用できるようになりながら、作業が簡単になります。
会社のロゴと著作権記号をヘッダーに追加します。 テンプレートからサンプルロゴを削除し、ダウンロードサイトの利用規約を必ずお読みください。あなたは法的問題に直面して自分自身を見つけたくないですか？
タイトルを変更します。 タイトル領域で、「会議のタイトル」という単語を強調表示し、議事録の実際のタイトルを入力します。
ドキュメントのプレゼンテーションを変更します（オプション）。 モデルをより魅力的にするには、色を変更するか、別のテーマを選択します。簡単です。「レイアウト」タブを見つけて、「色とテーマ」セクションをクリックします。これにより、モデルの外観を変更したり、会社のロゴに合った色を選択したりすることができます。
セクションの字幕を入力します。 入力可能なフィールドがいくつかあるはずです。さらにフィールドが必要な場合や、eの変更を希望する場合があります。必要に応じてカスタマイズしてください。
テンプレートをラップトップに保存します。 したがって、セッション中にそれを使用して議事録を書くことができます。「Microsoft Office」を使い続けると、状況はより速く簡単になり、以前よりも組織的かつ正確に会議をフォローできるようになります。または、テンプレートを印刷して手書きのメモを取ることもできますが、必要な情報を書き込むのに十分なスペースがあることを確認してください。
モデルを確認してください。 おめでとうございます！レポートのモデルが完成しました。あなたのアイデアを整理するのに役立つモデルに従うことで、生産性と精度が飛躍的に向上するはずです。他のプロジェクトと同様に、モデルの詳細を確認して、不正確または欠落しているアイテムを特定します。すべてが整い次第、次の会議で使用できます。