職場での失礼なメールへの返信方法

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• ステージ
• パート1送信者の意図を明確にする
• パート2回答を書く
• パート3追加のヘルプを取得する

職場で失礼なメールを受信するのは、複雑な状況です。あなたがあなたに会いたくなかった人に何か返事をするような誘惑に駆られたとしても、あなたは専門的な態度を維持することが重要です。複製する前に、人の前であろうとメールであろうと、一息ついて、答えを定式化する前に、メールの背後にあるものを見つけてください。

ステージ

パート1送信者の意図を明確にする

1. 
   
   

   
   価値があるかどうかを判断します。 エネルギーと応答時間を無駄にすることが本当に必要かどうかを判断する必要があります。何かを再現するのは魅力的ですが、少し深呼吸をして落ち着かなければなりません。次に、問題のメールが本当にあなたの注意に値するかどうかを自問してください。気分を害するかもしれませんが、送信者にあなたの気持ちや一日がどうなるかを指示させないでください。
   • あなたに良いものに集中してください。
   • 「これをして私は何をしたのですか？この人に対して自分自身を測定するとどうなりますか？しないと悪化しますか？ "

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   仮定しないでください。 私たちは皆、さまざまな方法でコミュニケーションをとり、文章を書くことは誰もが自分自身を表現するための最良の方法ではありません。ある人が率直で専門的なフレーズとみなすもの、別の人はそれを失礼で無礼だと感じるかもしれません。他の人が失礼になりたかったと考えて結論に直行しないでください。
   • 元の地域や言語の違いも誤解を招く可能性があります。
   • 一部の人が電子メールでユーモアや皮肉をしようとすると、これはしばしば無礼と誤解されます。

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   詳細については、送信者に確認してください。 より多くの情報を要求し、明確にしたい特定のフレーズを引用して、それに応答します。粗いものは、時にはひどく言葉づかいの言葉です。たとえば、あなたの同僚が「少なくとも今日は報告する時間を見つけてほしい」と書いています。 "
   • 「明日提出予定のレポートを除き、すべてのレポートが作成されます。今日、プロジェクトのドラフトが必要ですか？ "
   • 簡潔であり、他が意味することを知りたくない。たとえば、「それはどういう意味ですか？ 「または」何を言おうとしているのですか？ "

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   送信者に話しかけます。 送信者との対面チャットは、彼が使用した言葉のニュアンスをよりよく理解するのに役立ちます。彼に電話するか職場に行き、共通の仕事について話し合うか、関連するトピックをメールで送信します。彼があなたに送った大まかな文を説明するように彼に頼んでください。
   • 「プロジェクトについて新しいアイデアがあり、直接話をする方が簡単だと思いました。ちょっと時間がありますか？ "
   • また、「あなたのメールは、すべての詳細がすでに準備されているはずだと言っているようですが、締め切りを考慮して、来週まで期待されていません。スケジュールが間違っていますか？ "

パート2回答を書く

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   不要な場合は答えないでください。 受信したメールに回答が必要ない場合、最善の選択肢は何もしないことです。注意を払う必要のない電子メールを受け取った場合は、応答しないことを検討してください。
   • たとえば、同僚はあなたの仕事の習慣について推測するかもしれません。 「昼食を延長できるのは良いことだ」または「ミーティングは午後中終わらないことを誰もが知っている」というメールには返信しないでください。スーパーバイザーが真実を知っている限り、これらの小さなオフィスの問題から離れることをお勧めします。

2. 
   
   

   
   プロフェッショナルな滞在。 回答を送信する必要がある場合は、たとえ送信者がこの問題に対処していなくても、常に専門的な口調を維持する必要があります。送信する前に声に出して読んで、失礼や失礼ではなく専門的であることを確認してください。
   • 無礼に聞こえるかもしれないので、返事を急にしないでください。

3. 
   
   

   
   時間をかけて答えを書いてください。 プロ意識と冷静さを反映した回答を送信する必要があります。そのため、急いで書かないでください。このタイプのほとんどの電子メールは迅速な応答を必要としません。つまり、必要な場合は返信する前に終日かかることがあります。
   • 答えを書いた後、1時間置いておきます。
   • 感情的に書いていることに気付いたら、別のタスクに移り、落ち着く時間を取りましょう。
   • 誤って未完成の電子メールを送信しないように、送信者の電子メールアドレスを最後に付けてください。

4. 
   
   

   
   
   
   簡単で短い答えを書きます。 他のすべてに答えようとせず、長い嘆願を書かないでください。短い粗雑な動作をカットする場合は、作業に焦点を合わせていることを確認する必要があります。
   • 焦点を当てる作業に関連するトピックを選択します。

5. 
   
   

   
   事実を守り、詳細には触れないでください。 メールがプロフェッショナルであることを確認したい場合は、特定の事実についてのみ話し合う必要があります。これらには、割り当てられて完了した作業、期限、データ、スケジュール、およびその他の同様のトピックなどの特定のものが含まれます。
   • 失礼な人が、たとえば、どこに報告書があったかを尋ねた場合、「お問い合わせいただきありがとうございます。今朝新しいデータを受け取ったので、レポートを更新します。新しいレポートは今日の午後に準備ができています。 "
   • これは、あなたの答えは、あなたの粗雑な同僚に対する反応ではなく、あなたに割り当てられた仕事とプロジェクトの進行のみを中心に展開することを意味します。

6. 
   
   

   
   感情なしに答えてください。 大まかな答えを出したり、攻撃的な電子メールに対する防御策を講じたいと思うかもしれませんが、それは状況を悪化させるだけです。代わりに専門的な態度を選んでください。
   • 他人を失礼だと非難しないでください。
   • 返信メールに感情を書き起こさないでください。
   • あなたの答えを提出する前に、あなたにとって嘆願のように思われる部分があるかどうか自問してください。

パート3追加のヘルプを取得する

1. 
   
   

   
   個人攻撃または有害な発言を報告してください。 領収書に個人的な攻撃や脅威が含まれている場合は、そのコピーを作成して、監督者または人事マネージャーに相談してください。インシデントが職場で知られていることを確認し、調査を依頼してください。
   • メールの内容が敵対的な職場環境を作り出す可能性があると感じたら報告してください。

2. 
   
   

   
   無礼が嫌がらせに変わるかどうかを彼らに知らせてください。 インシデントが発生するたびに報告し、他の手順を示します。職場環境に影響を与える失礼なメールを頻繁に受け取る場合は、人事マネージャーまたはマネージャーに知らせてください。あなたが何をしているかを証明するために、これらのコピーを提供してください。
   • この問題を誰と共有するかを決めるときは、職場の現実を考慮してください。たとえば、あなたの上司があなたを怒らせる人に非常に近い場合、人事マネージャーに通知する方が良いでしょう。

3. 
   
   

   
   人事マネージャーに相談してください。 上司があなたに失礼を送った場合は、後者に行かなければなりません。上司から失礼なメールが送られてきた場合、上司の上司または人事部長があなたを助けることができます。インシデントを報告する前に、失礼なメールを見つけた理由を説明する準備をする必要があります。発言内容によっては、インシデントレポートの作成を求められる場合があります。また、別の部門に割り当てられたり、調停セッションに参加するよう招待されることもあります。
   • 上司が続けた場合に上司の行動を管理する唯一の方法は、失礼なメールを人事マネージャーに報告することです。あなたは彼があなたに送ったすべてを記録しなければなりません。