変更管理計画の作成方法

著者: Roger Morrison

作成日: 23 9月 2021

更新日: 21 六月 2024

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ステージ
方法1組織の変更を管理する計画を書く
方法2プロジェクトへの変更を追跡する

この記事の内容：組織の変更を管理する計画を作成する

変更管理計画には2つのタイプがあります。組織への変更の影響に対処し、移行を促進します。 2つ目は、単一のプロジェクトへの変更を追跡するのに役立ち、製品またはプロジェクトの範囲に対する変更の明確な記録を作成します。これらの計画は、何をすべきかを明確かつ正確に伝えることです。

ステージ

方法1組織の変更を管理する計画を書く

変更が行われる理由を示します。 パフォーマンスの低下、新しいテクノロジー、組織のミッションの変更など、変更を行う決定に至った要因をリストします。
- 1つのアプローチは、ビジネスの現在の状態と、この計画が作成しようとしている将来の状況を記述することです。
変更の性質と範囲を定義します。 プロジェクトの予想される性質を簡単に説明してください。これがポジション、プロセスの変更、ポリシーの変更、または組織構造に影響するかどうかを判断します。部門、ワークグループ、システム、または調整の対象となる可能性のあるその他のコンポーネントをリストします。
利害関係者の支援について説明してください。 計画に関係するすべての利害関係者、たとえば、支部、ミッションの責任者、支持者、消費者、または変更の影響を受ける従業員をリストします。これらの各部分について、行われる変更を利害関係者がサポートするかどうかを指定します。
- この情報を明確かつ簡潔に説明できる表を作成することを忘れないでください。影響を受ける各当事者について、次のデータの優先度レベル（高、中、または低）を評価します：認識、サポートのレベル、影響。
- 可能であれば、1対1のインタビューを実施して、利害関係者のサポートを評価します。
チームを設立します。 このチームは、すべての利害関係者とコミュニケーションを取り、さまざまな懸念事項に耳を傾け、可能な限り最良の条件で運用が行われるようにします。ビジネスで非常に信頼でき、優れたコミュニケーションスキルを持っている人を選んでください。
- あなたは上級管理職からプロモーターを雇う必要があります。計画を承認するためだけでなく、変化を促進するための積極的な取り組みになることを強調します。
経営陣とのアプローチを開発します。 会社のすべてのサポートを受けることは、運営の成功に不可欠です。すべての上級管理者が変更についてコメントし、互いに協力してこのプロジェクトで積極的な役割を果たすことができるようにします。
各俳優の計画を立てます。 プロジェクトをサポートする人を含む各利害関係者について、関係するリスクと問題を評価します。これらの懸念に対処するタスクを担当チームに任せてください。
コミュニケーション計画を作成します。 コミュニケーションは、このプロセスの重要な要素です。関係するすべての関係者と頻繁に通信します。行われる変更の背後にある理由と、そこからもたらされるメリットを強化します。
- アクターは、1対1の双方向通信を受信する必要があります。対面会議は不可欠です。
- コミュニケーションは、プリンシパルマネジメントのプロモーター、各従業員の直属の上司、および俳優が信頼するその他のスポークスマンから行われなければなりません。すべての通信は一貫したものでなければなりません。
抵抗に注意してください。 変化には常に抵抗があります。これは個人レベルで発生するため、これらの抵抗の原因を発見するには、利害関係者と個人的に通信する必要があります。管理チームが苦情に対処できるように、苦情に注意してください。これらの懸念には通常、次の点が含まれます。
- 動機も緊急性もありません。
- 全体的な状況や変更が必要な理由を理解していない。
- プロセスへの参加の欠如。
- 仕事の安定性、将来の役割、または将来の職に必要な要件とスキルに関する不確実性。
- 変更またはコミュニケーションの実施に関する期待に応えられない経営者の失敗。
障害物を取ります。 コミュニケーションを強化するか、戦略を変更することにより、クレームに対応する必要があります。他の主張には補完的なアプローチが必要な場合があり、計画に含めるか、管理チームに外部委託することができます。これらのオプションのうち、組織に最適なものを調べます。
- 職位やプロセスの変更については、従業員のトレーニングを最優先事項にします。
- 移行期間をできるだけスムーズに計画している場合は、会議をスケジュールするか、従業員の福利厚生を増やします。
- 利害関係者が動機付けられていない場合、インセンティブを提供します。
- プロジェクトから切り離されていると感じた場合は、会議を開催してフィードバックを収集し、計画の変更を確認します。

方法2プロジェクトへの変更を追跡する

役割を定義します。 このプロジェクトのそれぞれに割り当てられる役割をリストします。各役割に必要な責任とスキルを説明してください。少なくとも、Chef de Missionに委任して、日々の変更を実施するとともに、すべての進捗状況を追跡し、重要な決定を下すプロモーターを任命してください。
- 大企業の大規模プロジェクトでは、専門知識を持つ複数の人々の間で役割を分割する必要がある場合があります。
管理委員会を設定します。 ITプロジェクトには通常、各利害関係者グループの代表者で構成される変更管理委員会が含まれます。この委員会は、ミッションの責任者の代わりにリクエストを承認し、関係者に決定を伝える責任があります。このアプローチは、多数の利害関係者がいるプロジェクトに非常によく適しており、主要な目的の頻繁な再評価が必要になる場合があります。
要求を適用するプロセスを作成します。 チームメンバーが進捗を確認したら、アイデアから現実にどのように移行しますか？チームが合意したとおり、ここでこのプロセスを説明してください。これはどのように見えるかです。
- チームメンバーは、申請書に記入し、プロジェクト機関に送信する必要があります。
- HOMは、フォームからの情報をリクエストログに入力し、リクエストが考慮または拒否されたときにこのログを更新する必要があります。
- マネージャーは、チームメンバーに、より具体的な計画を作成し、必要な労力を見積もるよう依頼します。
- ミッションの責任者は、採用を検討するために計画をプロモーターに送信します。
- 変更が行われました。利害関係者には、進捗状況が頻繁に通知されます。
アプリケーションフォームを作成します。 次のデータをフォームに含め、変更ログに入力する必要があります。
- 変更リクエストの日付。
- プロジェクトマネージャーによって割り当てられたリクエストの数。
- タイトルと説明。
- フォームに記入した人の名前、メール、電話番号。
- 各リクエストに与えられる優先度（高、中、低）。緊急の変更については、特定の期限が必要になる場合があります。
- 製品とバージョン番号（ITプロジェクト用）
追加情報を追加します。 また、変更ログは、行われた決定をフォローアップし、その実装を綿密に監視できる必要があります。申請書からの情報に加えて、次のためにスペースを確保する必要があります。
- アプリケーションの承認または拒否、
- 申請を承認または拒否する人の署名、
- 変更を実装するための時間枠、
- 変更が終了する日付。
重要な決定のフォローアップ 変更ログに加えて、プロジェクトは重要な決定の記録から利益を得ることができます。このステートメントにより、長期的には簡単になり、管理に変更があったプロジェクトを追跡するのに役立ちます。このファイルは、クライアントまたは管理機関のコミュニケーションガイドとしても機能します。期限内に行われた変更ごとに、プロジェクトの範囲または要件、優先レベル、または採用する戦略には、次の情報が含まれます。
- プロジェクトの開始者。
- 決定が行われた日付。
- 決定の背後にある理由の要約とそれらに到達するために使用されたアプローチ。プロセスに関連文書を含めてください。