仕事中に電話に出る方法

著者: Roger Morrison

作成日: 2 9月 2021

更新日: 11 5月 2024

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ステージ
パート1電話を取ります
パート2電話で話す

この記事の内容：phone12でphoneDiscussを取り上げます

仕事でプロのイメージを投影することは、プロとしての成功にとって重要です。会社での地位に関係なく、電話に応答することは、ほぼすべての従業員の仕事です。よく答えることで、電話に肯定的なトーンを付け、特派員が快適に感じるのを助け、さまざまな質問に簡単に答えることができます。

ステージ

パート1電話を取ります

すぐに答えてください。 ビジネスやプロの環境で人々を忙しくしておくのは礼儀正しくありません。受話器を取り、3番目の呼び出し音の前に呼び出しに応答します。
受話器を耳に当てます。 電話にすばやく応答することが重要ですが、口の近くにマイクを実際に配置するのに十分な忍耐力が必要です。相手の情報が失われないように、電話の受話器が自分と耳に付着していることが確実になるまで話を始めないでください。
答える前に深く呼吸してください。 電話が口に近づいたら、自己紹介する前に深く呼吸することから始めます。これにより、落ち着いて自分自身をマスターすることができ、心を落ち着かせて話すことができます。
あなた自身とあなたのビジネスを紹介してください。 あなたの特派員が適切な場所と適切な人を呼び出していることを確認する必要があるので、あなたがあなたであり、あなたのビジネスが何であるかを彼らに伝えることが重要です。最初に会社名を指定してください。あなたは自分の家を作ることを考えるかもしれませんので、電話が鳴ったときに何を言うべきかを考える必要がなく、状況に応じてわずかに変更します
- あなたが受付または配電盤のオペレーターとして働いている場合、あなたが必要とするすべての情報を得るために発信者を助けなければならないので、あなたはビジネスの運営を非常によくマスターすることが重要です。「こんにちは、ここで企業、デバイスへのジョセフ。どうすればあなたを助けることができますか？したがって、特派員は彼が誰と話しているのか、そしてあなたの会社の身元が何であるかを知って、会話を続ける機会を彼に与えます。個人秘書として働いている場合、あなたが働いている人を指定してください（たとえば、「スミス氏のオフィス、デバイスのジョセフ」）。これはまさにあなたの特派員が本当に探している人である可能性があるためです参加します。
- あなたがサービスの一部である場合、あなたが何をしているのかを伝えて、彼らがどんな種類の質問をするべきかを知ってもらう。「こんにちは、これはジェシカの会計です」と言って自分自身を特定します。控訴人に、彼がオフィスまたは希望する人に連絡したかどうか、そして彼が他の誰かと話すべきかどうかを知ることを許可します。
携帯電話の近くにノートとペンを置いてください。 これにより、その人があなたを離れたり、他の情報を提供したい場合に、すぐにメモを取ることができます。書面で何かを探す時間を特派員に待たせないでください。

パート2電話で話す

話しながら笑ってください。 気分が良くない場合でも、笑顔でふりをするだけで、あなたの特派員にあなたが素敵だと思わせることができます。また、気分を改善するのにも役立ちます。
明確かつ専門的に話します。 あなたはプロフェッショナルな環境にいるので、あなたとあなたの特派員が明確かつ正確にお互いを理解できることが重要です。落ち着いて話し、あなたの言葉を発音して、それがうまくいき、理解したことを確信してください。
- 「ええ」、「スレ」、「ナ」のようなおなじみのスラング表現を使用しないでください。代わりに、「はい」や「いいえ」などの明確な単語やフレーズを使用して彼と話してください。対話中に特派員とどのような情報を交換する場合でも、混乱を避けてください。「ありがとう」や「何もない」など、通常の丁寧なフレーズを忘れずに言ってください。
- 文字や電話番号（名前や電話番号など）などの特定の情報を人に伝えたい場合は、音声アルファベットの適切なコマンドを使用すると役立つ場合があります。このようにして、「M」や「N」とほぼ同じ方法で発音される文字を混同することを避け、「M like eating」などの便利なヒントを適用できます。
特派員に専門的に話します。 特に通信員が個人的にわからない場合は、人の名前（「Mr. Smith」）を使用し、名は使用しないでください。彼の名前を忘れずに、会話中にそれを使用して彼に話しかけます。
- あなたがそれを思い出せるように、彼女があなたに言ったらすぐにその人の名前を書き留めたいかもしれません。これは非常に便利です。
必要に応じて通話を転送します。 誰かがあなたに仕事を依頼した場合、特定の問題を解決しようとしている、または特定の人に提出する質問がある可能性があります。質問や懸念に答える方法がわからない場合は、答えようとしないでください。代わりに、あなたに電話を転送して、よりよく答えて助けてくれる人に転送することを提案してください。また、あなたが彼の問題に関心があり、彼がそれを解決するのを手伝ってくれることを彼に示します。
- 現在、ほとんどのデスクトップフォンにはコール転送機能があります。この機能がオフィスで利用可能かどうか、およびその仕組みを確認してください。そうでない場合は、あなたの特派員が電話する人の番号を取り、彼に情報を渡します。
- そうすることで、できるだけ丁寧であることを忘れないでください。たとえば、「あなたの質問に答えられないのではないかと心配しています。ジャックに電話を転送してもらえませんか？ "
- 他に誰もいない場合は、1つを取ることをお勧めします。これを後で転送することを忘れないでください。
専門的に通話を終了します。 会話が終わり、「ありがとう」または「さようなら」と言うだけで電話を切ることができることを、はっきりと丁寧に伝えることができます。会話を続行するかどうかについて混乱はないはずです。
- あなたの特派員が電話を切りましょう。彼には電話がかかっているので、最初に電話をして会話を閉じたときに、彼が望んでいたものを手に入れる必要があります。彼が会話を終了する準備ができていなくても電話を切ると、失礼なように見えたり、重要な情報を逃がしたりする可能性があります。