進捗レポートの書き方

著者: Roger Morrison

作成日: 23 9月 2021

更新日: 21 六月 2024

コンテンツ

ステージ
パート1プロセスを開始する
パート2レポートの作成
パート3よくある間違いの回避

この記事の内容：プロセスを開始するレポートを減らす一般的なエラーを回避する

進捗レポートは、専門的または学術的なプロジェクトを管理するために非常に重要です。さらに、上司、同僚、または顧客に、プロジェクトの進捗状況をよりよく伝えるのに役立ちます。レポートには、完了した作業と、プロジェクトを完了するために必要な手順を明記する必要があります。

ステージ

パート1プロセスを開始する

レポートの目的を決定します。 いくつかの理由で、誰かが進捗レポートを説明するように頼むかもしれません。明らかに、ほとんどの場合、特定のプロジェクトを完了するために行った進捗を表示することです。ただし、目標をもう少し詳しく検討する必要があります。
- プログラムまたは研究プロジェクトの進捗状況に関するレポートは、専門的なプロジェクトに関するレポートとは若干異なります。この場合、コストなどの他の要素を必ずしも考慮せずに情報を提供するように求められますが、常にそうであるとは限りません。
- クライアントへのレポートは、上司のために書かれたレポートとは異なります。いずれの場合も、レポートを作成する理由を考慮する必要があります。
読者を決定します。 レポートの目標を設定したら、読者が必要とする情報を選択して、eに含める必要があります。進捗レポートの計画は、提示されたテーマに関係なく、ほぼ同じです。ただし、プロジェクトの特性を考慮する必要があります。
- 読者とプロジェクトとの関係は何ですか？それらのプロジェクトの影響は何ですか？たとえば、上司とクライアントの場合、この影響は異なります。
- あなたのレポートを読んだ後に読者が下す決定を想像してください。たとえば、ロジスティクス、資金調達、期限などがあります。
- 読者がプロジェクトに参加するために必要な情報を決定し、効果的にフォローします。読者が知る必要がある技術的な側面は何ですか？問題のアクティビティで使用されている専門用語に慣れていますか？
視聴者とコミュニケーションするための最良の方法を見つけてください。 進捗レポートは、上司または教師に渡すだけの文書ではありません。場合によっては、さまざまな形式を取ることができます。
- 進捗報告書は、毎週または毎月の作業会議中に行われた口頭発表である可能性があります。
- また、同僚に定期的に送信される電子メールの形式を取ることもできます。
- また、回顧録を書いて上司に話しかけることもできます。
- 通常、クライアントまたは政府機関の公式レポートを作成します。
シェフに確認してください。 この種のレポートをすでに作成しており、この場合、問題に関するすべてを知っている場合を除き、上司から最大限の情報を取得してください。会社によっては特定のプレゼンテーションが必要な場合がありますが、その場合は遵守する必要があります。
レポートのトーンを選択します。 すべての進捗レポートは必ずしも正式ではありません。実際には、同僚や直属の上司への内部報告は、多くの場合、リラックスした口調で書かれています。これが、あなたのリーダーがあなたの報告から何を期待しているかについてあなたのリーダーに確認する必要がある理由です。
- クライアントまたは論文審査委員会への報告である場合は、正式な口調を採用することをお勧めします。
- しかし、主なものは明確で、正確で、正直であることであるため、正式なまたは非公式の口調は重要ではありません。

パート2レポートの作成

ドキュメントのプレゼンテーションを選択します。 執筆を始める前に、適切なプレゼンテーションを選択し、レポートの内容とトーンを設定する必要があります。
- 箇条書きリストを使用できます。この方法により、情報を明確に提示できます。読者は必要な情報を入手するために簡単にあなたのeを閲覧することができます。ただし、そのようなリストは、中間報告の場合には形式主義に欠ける場合があります。したがって、レポートがラインリーダー向けである場合は、ブリーフを使用することをお勧めします。ただし、同僚と連絡を取る場合は、メールを選択してください。
- また、チャートまたはテーブルを含めることを忘れないでください。これは、資金を得ようとしているプロジェクトの進捗レポートを書いている場合、または受け取った資金を読者に正当化しようとしている場合に特に関連します。
eを段落に整理します。 適切な進捗レポートはできるだけ明確にする必要があります。同じ質問に関する情報をグループ化するには、eをパラグラフに分割するのが最善です。
- eを明確にするために、字幕を追加することを検討してください。そうすれば、読者は各セクションの内容についてのアイデアを得ることができます。ポイントが彼らにとって特に関心がある場合、彼らはそれに直接アクセスすることができます。
タイトルを書きます。 通常、ページの後にドキュメントを表示する場合、タイトルは最初のページの上部に配置されます。繰り返しますが、これはあなたの会社や大学が行ったプレゼンテーションのルールに依存します。したがって、やがて必要なチェックを行ってください。
- タイトルには、日付、つまりレポートの提出日、受信者の名前と機能、著者の名前、その機能とレポートの目的を含める必要があります。
紹介を入力してください。 このセクションはタイトルの後にあります。多くの場合、他と区別するためにイタリック体にすることができますe。プロジェクトとその進捗状況の概要を説明するのに役立ちます。進捗状況と達成した目標を提示します。
- レポートの主題を必ず含めてください。また、プロジェクトを紹介し、進行状況の更新であることを思い出してください。
eの本文を書きます。 この部分は、セクションとサブセクションに分けることができます。実際、それは本質的に、より詳細な紹介にすぎません。その内容を調べて、肉付けします。
- 最後のレポート以降に完了したタスクと進行中のタスクを指定します。
- 発生した問題、回答する質問、保持できる解決策を分析します。
- プロジェクト中に発生した変更を呼び出して正当化します。
- また、スタッフの離職、コスト超過、遅延、ドキュメントの取得の難しさ、またはコンピューターとセキュリティの問題など、他の項目を含めることもできます。
プロジェクトの次の手順を実行します。 このセクションは、レポートの本文の一部です。プロジェクトの残りのフェーズについて読者に知らせるのに役立ちます。予算、管理、またはプロジェクトの完了期限に影響を与える可能性のある問題に言及することを忘れないでください。
- とりわけ、プロジェクトの期限の変更を無視しないでください。
- 問題の散水を避けます。ただし、不必要に読者を心配したり、あなたが守れないことを約束しないでください。
総労働時間を入力します。 あなたは、あなたとあなたのチームがプロジェクトにどれだけの時間を費やしたかを示す必要があります。読者は、ラインマネージャー、クライアント、または政府機関があなたにお金を提供できるかどうかにかかわらず、あなたが一生懸命働いたことを知っています。

パート3よくある間違いの回避

あなたの主題から逸脱しないように注意してください。 上記の点を尊重する限り、あなたの文章は正しいでしょう。たとえ興味深いものであっても、限界的な問題に対処することにより、主題から逃げないように努めます。
- たとえば、プロジェクトが芸術イベントのボランティア組織向けである場合、嘆かわしい芸術資金の分析に着手するよう誘惑されるかもしれませんが、プロジェクトの進捗状況を正確に特定する助けにはなりません。
シンプルに。 中間報告は、読者に言葉や不必要なアイデアの流れにdrれさせることなく、あなたが達成した進歩を提示することを目的としています。あなたがする必要があるのは、プロジェクトの進行、実行する必要がある手順、および行う必要がある変更に集中することだけです。
- レポートの受信者によっては、特定の単語数を超えないように要求される場合があります。必要な情報をできるだけ簡潔に提示することをお勧めします。
あいまいすぎることは避けてください。 プロジェクトの現在のステータスを明確にしてください。たとえば、「私たちは芸術的なイベントに資金を提供するために前進しています」のようなことを言わないでください。代わりに、より明確な方法で情報を提示してください。「これらの異なる機関から2つの5,000ユーロの助成金のおかげで、目標を達成するのに€2,000しか必要とせず、€12,000に設定されています」。
拡張式を削除します。 明確で簡潔なレポートを作成することを忘れないでください。明らかに、レポートに何も追加しない表現でeを乱雑にしないようにしてください。たとえば、「総災害」や「圧倒的な成功」などの用語は、感情的すぎるか曖昧すぎて、クライアントまたはディレクターへのレポートに含めることができません。
ソースを引用してください。 レポートに埋め込まれた情報、データ、グラフィックスの外部ソースを適切に識別します。これらのソースを示すページを追加できます。