電話で専門的に話す方法

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• ステージ
• パート1電話に出る
• パート2通話を転送する
• パート3困難な通話の管理

s、のサイト 猫、ソーシャルネットワークはすべてその場所を持っていますが、仕事の世界では電話が依然としてコミュニケーションの優先手段です。電話で誰かと話をして、彼らがどれほど非専門的であるかに気付いたことがありますか？あなた自身についてそんなに言わないようにしてください。電話で専門的に話すことを学びます。

ステージ

パート1電話に出る

1. 
   

   
   鉛筆と紙を手に持ってください。 電話をかけた人の名前と、電話をかけた時間と理由を記録して、電話を追跡します。最良の解決策は、この情報をノーカーボンノートブックに記録することです。このすべての情報は同じ場所に保存され、電話があなたのためではなかったとき、あなたは簡単に情報のコピーを電話の受信者に与えることができます。

2. 
   

   
   できるだけ早く電話に出てください。 待つのが好きな人はいません。すぐに電話に出ると、顧客になる可能性のある相手に、ビジネスが効果的であることを示します。また、発信者に彼の電話が重要であることを理解させます。

3. 
   

   
   自己紹介をして、ビジネスを紹介してください。 たとえば、「プロヴァンスの絵画を呼び出してくれてありがとう、ジュリーはデバイスです。会社に迷惑電話に関する厳格なルールがある場合は、相手に自己紹介を依頼し、自分で電話をかけない場合は誰に電話するかを伝えてください。

4. 
   

   
   適切な質問をしてください。 できるだけ多くの情報を収集します。不要な通話を簡単に識別できます。尋問を行う印象を与えないように注意してください。質問を機械のようにだまして、冷静に話し、適度な口調で話さないでください。
   • 呼び出し元：「ウィリアムと話してもいいですか？ "
   • 回答者：「誰からですか？ "
   • 呼び出し元：「トム。 "
   • 回答者：「どこに電話をかけていますか？ "
   • 呼び出し元：「イギリスから。 "
   • 回答者：「あなたのビジネスの名前を教えてもらえますか？ "
   • 発信者：「個人的な電話です。 "
   • 回答者：「ウィリアムはあなたの電話を待っていますか？ "
   • 控訴人：「いいえ。 "
   • 回答者：「わかりました、お渡しします。 "

5. 
   

   
   
   
   あなたが聞いていると仮定します。 組織内の誰かが会話を聞くことができることを常に念頭に置いてください。着信コールを記録する会社は、通常、事前に記録されたコールによって発信者に警告します。たとえバラストであると想像して、通話が録音されていなくても、最もプロフェッショナルな音声を使用する傾向が強くなります。また、会社によって電話が登録されている場合は、必要に応じて、声に耳を傾け、改善したいことに取り組むことができます。

パート2通話を転送する

1. 
   

   
   保留にする前に相手に通知します。 彼に保留にすることに同意するかどうか尋ね、彼の答えを待ちます。多くの企業では、発信者を長時間保留にする傾向があります。ほとんどの人はこれを嫌い、実際の2倍の時間待っていると思う傾向があります。できるだけ早く通話を転送することで、通話を再開したときに怒っている特派員に戻る可能性がはるかに低くなります！

2. 
   

   
   受信者が電話を受けたいことを確認します。 呼び出し元の人が特定の人に話をするように求めているとき、あなたが行くと言います 利用可能かどうかを確認します 保留にする前に。次に、受信者が利用可能であり、その人と話したいことを確認します。そうでない場合は、1つを取ります。

3. 
   

   
   文法の間違いを避けてください。 合意、文法、活用に間違いを犯さないようにしてください。

4. 
   

   
   
   
   あなたの声に注意してください。 対話者があなたの本当の意図を理解するのは、あなたの声のトーンのおかげです。電話でも対面でも、あなたの口調はあなたの言葉以上のものを言います。電話で専門的に話す秘secretは、内側から笑顔にすることです！
   • コールセンターでは、マネージャーが各従業員の駅に鏡を置いて、「彼らはあなたが見るものを聞く！ "

5. 
   

   
   発信者の名前を使用します。 できるだけ早く、名前で連絡先に電話してください。これにより、交換はより個人的なものになり、あなたが聞いている人に示されます。「ごめんなさい。デュポンさん、申し訳ありませんが、ジルーさんは現時点では対応できません。何かお困りですか？ "

6. 
   

   
   電話するときは、まず自己紹介をしてください。 たとえば、「マリードラトゥール、ルイマイヤーと話をしたい。しかし、茂みの周りをbeatらないように注意し、不必要な詳細に入らないようにしてください。

7. 
   

   
   会話を専門的に停止します。 あなたの声に誠意を持って、「電話してくれてありがとう」と言ってください。良い一日を！ "

パート3困難な通話の管理

1. 
   

   
   積極的に聞くことを学ぶ。 クライアントと議論したり、彼を切断したりしないでください。その人が間違っていたり、次に何を言うべきかを知っていても、彼女は彼女が心に持っているものを言ってみましょう。対話者を積極的に聞くことで、彼らと関係を築き、口調が上がらないようにします。

2. 
   

   
   声を下げて、均等な口調で話します。 クライアントが声を上げ始めたら、落ち着いた口調を保ちながらゆっくり話してください。これにより、対談者をなだめることができます。顧客の口調に影響されないことにより、回復して落ち着く機会を顧客に与えることができます。

3. 
   

   
   共感を示します。 これにより、対話者とのリンクを作成できます。彼の欲求不満や主張を理解していることを彼に理解させます。それは彼を落ち着かせるのに十分かもしれません。これは、頭を振るのと同じ口頭の言葉であり、クライアントが理解されていると感じるのに役立ちます。

4. 
   

   
   動揺しないでください。 クライアントが失礼な場合は、深呼吸をして、何も起きていないかのように会話を続けます。なぜなら、物事を手配するのは無礼ではないからです。状況は危険にさえなるかもしれません。あなたが彼らを助けようとしていること、そしてあなたが物事を正しくするためにあなたができるすべてをすることをクライアントに丁寧に思い出させてください。多くの場合、この単純な発言は緊張を和らげるのに十分です。

5. 
   

   
   軽rog的な発言をあまり心に留めないでください。 問題に焦点を当て、顧客の批判を心に留めすぎないでください。顧客はあなたを知らず、単に会社の代表としてあなたに腹を立てて怒っていることに注意してください。コールの主題と提案しているソリューションに冷静に会話を戻し、in辱的なコメントを無視します。

6. 
   

   
   あなたが人間と対話することを忘れないでください。 私たちは皆悪い日を過ごしており、おそらくあなたの対談者は彼の妻と口論をしたか、罰金を科されたか、または運が悪かったかもしれません！私たちは皆、このような状況にありました。落ち着いて、押さえつけないことで、一日を明るくしてみてください。あなたも気分が良くなります！