メモの書き方

著者: Roger Morrison

作成日: 23 9月 2021

更新日: 11 5月 2024

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ステージ
方法1メモのタイトルを選択する
方法2メモの本文を書く
方法3メモを終了する
方法4メモテンプレートを使用する

この記事の内容：メモのタイトルを選択するメモの本文を絞り込むメモを見つけるメモテンプレートを使用する14

メモは、人々のグループに情報を提供し、イベントの準備、手順の適用、リソースの管理など、特定の問題に対処することを奨励します。「メモ」という言葉は、覚えておく必要があるものを意味します。

ステージ

方法1メモのタイトルを選択する

ページの上部に「メモ」という単語を入力します。 これにより、ドキュメントの性質を最初から示すことができます。ページの上部に2 cmの余白を残します。最初の行に太字を入力します。この行のタイトルを中央に置くか、左に並べることができます。フォントのサイズを大きくすることもできます。
- この行と次の見出しの間に二重線を残します。
適切な方法で受信者に対処します。 メモを使用すると、会社内で正式に通信できます。したがって、正式な方法で受信者に対処する必要があります。メモを送信する相手の氏名と役職を入力します。
- すべてのスタッフへのメモであれば、「To：all staff」と書くことができます。
「CC」行に受信者を追加します。 この行は、誰がコピーを受け取るかを識別するために使用されます礼儀メモの。これらは受信者ではなく、メモで処理している手順または問題について通知される必要がある人です。
メモの発行者専用の行に名前を書きます。 Luteには、メモを書いて送信する人の名前を含める必要があります。この行に氏名と役職を記入してください。
日付を示します。 日付、月、年を指定して、完全な日付を書きます。たとえば、「2015年1月5日」。
特定のフレーズを使用してオブジェクトを行で表現します。 オブジェクトは、読者にメモの内容のアイデアを提供します。正確かつ簡潔に。
- たとえば、「アリ」を説明するのではなく、より明確にするために、「オフィスでアリが引き起こす問題」と書きます。
ダッシュを正しく提示してください。 ページの上部、左揃えにする必要があります。「To」、「From」、「Date」、および「Subject」という単語を大文字にします。
- ヘッダーは次の例のようになります。
  宛先：受信者の名前と役職。
  From：あなたの名前と役職
  日付：メモの完全な日付。
  目的：メモのテーマを明確かつ簡潔に記述します。
- ヘッダーを作成するときは、アイテムをダブルスペースで区切り、eを揃えます。
- ページの幅いっぱいの行で、ヘッダーを他のコンテンツから分離することもできます。

方法2メモの本文を書く

メモの受信者を特定します。 あなたの文書を読んで応答するように人々を促すために、あなたのeの調子、長さ、形式のレベルを、それが意図されている人々に適応させることが重要です。そこに到達するには、受信者について明確なアイデアを持っている必要があります。
- 彼らの優先順位と懸念について考えてください。
- 読者からの質問を予想してください。ドキュメントの内容、例、サポートドキュメント、または読者を納得させるその他の議論について考えてください。
- 受信者の識別により、情報を含めたり、不適切な感情を表明したりすることもできません。
コールインフォームを含めることは避けてください。 メモは、「Mr。Martin」のような呼びかけから始めてはいけません。代わりに、あなたが対処しようとしているテーマを紹介することにより、主題に直接入ります。
最初の段落で問題または質問を紹介します。 受取人がとるべき行動の根底にある円錐を簡単に説明してください。主題を紹介し、それが重要である理由を示す論文の声明を考えてください。これは、メモの内容の要約と考えることもできます。
- 一般的に、序文はパラグラフにあるべきです。
たとえば、次のように記述できます。 「2015年7月1日から、XYZは健康保険の新しい手続きを実施します。すべての従業員はこの社会保障カバーの恩恵を受け、1時間あたり最低15ユーロを受け取ります。 "
調査中の質問を彼のコーンに配置します。 読者は、あなたが対処している問題に関する一般的な情報が必要になる場合があります。コーンを起動しますが、簡潔にし、必要最低限のものに限定してください。
- 必要に応じて、提案する手順を適用する理由を示すメモを続けます。たとえば、「地域評議会は、地域のすべての従業員に1時間あたり15ユーロの最低賃金を付与する規定に投票しました。 "
メモの本文で行動計画を正当化します。 実施される措置の要約を提供します。提案するソリューションをサポートする証拠と論理的議論を提示します。最も重要な情報から始めて、詳細と裏付けとなる事実に進みます。あなたが推奨する対策を適用した結果として人々が受ける利益、または行動に進まない場合に受ける可能性のある不便さを説明してください。
- 特にメモが長い場合は、チャート、リスト、またはテーブルを含めることをheしないでください。ただし、追加した内容が本当に適切で説得力があることを確認してください。
- 長いメモの場合は、各セクションの内容を明確にする字幕を書くことを検討してください。たとえば、「手順」の代わりに、「パートタイム従業員向けの新しい手順」を作成します。各サブタイトルを書いて、読者にすぐにアイデアを明らかにすることにより、正確かつ簡潔にしてください。
読者がとるべき行動について提案する。 メモには、新しい製品の発表、経費報告書の作成に関する新しいガイドライン、または特定の問題に対する会社の対処方法に関する声明など、特定の問題に対するアクションコールが含まれています。結論として、読者がとるべき行動を繰り返します。
- たとえば、「2015年6月1日までにすべての従業員が新しい会計システムを使用する必要がある」と書くことができます。
- 引数を使用して推奨事項をサポートすることもできます。
肯定的で温かい要約で文書を締めくくります。 最後の段落では、対処した問題を解決するために必要な手順を言い換える必要があります。また、社内の連帯を再確認する温かいメモも含める必要があります。
- 「これらの推奨事項について後で議論し、あなたが下した決定をフォローすることができます。 "
- 「この製品ラインの拡大に興奮しています。これが売上成長につながり、当社のビジネスの持続可能性の向上に貢献すると確信しています。 "
- 通常、結論を出すのに必要なのは1〜2文のみです。

方法3メモを終了する

メモを適切に提示します。 eを読みやすくするために、標準フォームを適用できます。 12ポイントのサイズの「Times New Roman」や「Arial」などの文字を使用します。ページの左右、左右に2 cmの余白を残します。
- 段落を舗装で提示します。段落間に二重線を入れます。段落の最初の行をインデントしないことをお勧めします。
メモを確認します。 それを見直して修正し、エラーを取り除き、より明確で簡潔で説得力のあるものにします。使用する言語の一貫性を確認してください。学術用語や専門用語を避けます。
- スペルと文法のルールの尊重を制御します。コンテンツのエラーを修正し、名前、日付、および数字に細心の注意を払ってください。
- eの長さが適切であることを確認し、不要な部分を削除します。
名前の横にイニシャルを手動で書きます。 アングロサクソン諸国では、メモは署名されていません。しかし、あなたがフランス語であなたのものを書くならば、あなたはそれをしなければなりません。メモが署名されていない場合、発行者は鉛筆を頭に入れなければなりません。名前の横にイニシャルを書いて、メモを承認したことを示します。
レターヘッドにメモを書きます。 特別なレターヘッドがある場合があります。そうでない場合は、普通のレター用紙を使用できます。
- たとえば、電子メールで送信するデジタルドキュメントを作成する場合、会社のロゴと必要な連絡先情報を含む「Word」ドキュメントに独自のレターヘッドを作成できます。このドキュメントは、作成するすべてのメモのテンプレートとして使用してください。
送信方法を選択します。 メモをブロードキャストする最適な方法を決定します。コピーを紙に印刷して配布することを選択できます。メモをメールで送信することもできます。
- 後者の場合、eをHTML形式にすることを検討してください。それ以外の場合は、メモをPDFとして保存し、メールに添付できます。

方法4メモテンプレートを使用する

メモテンプレートを探します。 独自のメモを作成する代わりにテンプレートを使用する可能性を調べます。肯定的には、オンライン検索を行って自分に合ったモデルを見つけることから始めます。「Microsoft Word」はメモテンプレートを提供します。一般に、これらのテンプレートのフォーマットは同じですが、フォント、フォントサイズ、デザインは異なる場合があります。
- ニーズに最適なモデルをダウンロードしてください。
- Webソースのテンプレートを使用する前に、使用条件を必ずお読みください。
コンピューターにダウンロードしたテンプレートにアクセスします。 適切なボタンをクリックすると、すぐにダウンロードを開始できます。場合によっては、操作を開始するために他の手順を実行する必要があります。「Microsoft Word」で解凍して開く必要がある圧縮ファイルをダウンロードします。
- 予期しない問題を回避するために、「Microsoft Word」の最新バージョンを使用することをお勧めします。さらに、更新されたバージョンでは、モデルは正常に機能します。古いバージョンを使用している場合は、モデルをダウンロードする前に更新してください。
ヘッダーを書きます。 テンプレートには編集可能な要素が含まれていることに注意してください。ニーズに合わせて各パーツをカスタマイズできます。たとえば、ロゴとのシンボルを追加できます 著作権 モデルのスローネス空間で。このスペースをクリックして、情報を入力してください。
テンプレートのヘッダーフィールドに入力します。 「cc」フィールドと「subject」フィールドだけでなく、受信者と送信者のフィールドにも必ず入力してください。慎重に作業を行い、情報を忘れたり、ギャップを残したり、タイプミスをしないようにしてください。
を入力してください。 導入部の本文、コーン、分析、および要約に書き込みます。必要に応じて、箇条書きまたはリストを使用して電子メールを整理できます。
- テンプレートのフォーマットを保持します。これにより、段落を適切に配置し、適切なサイズのマージンと文字を使用できます。
- 必要に応じて、テーブルを追加してメモをカスタマイズすることもできます。これは、特に箇条書きリストを使用してコンテンツをロードし、読みにくくする場合に、特に良い考えです。
- すでにテンプレートにあった元の単語を削除したことを確認してください。また、送信する前にメモをよく読んでください。
フッターを確認してください。 これは、ページの下部にあるスペースで、多くの場合追加情報が含まれています。会社の詳細または個人の連絡先情報を含めることができます。この情報が正しいことを確認することが重要です。確かに、優れたメモを記述してから、間違った座標や不完全な情報を入力するのは残念です。
ドキュメントの外観をカスタマイズします。 テンプレートには、ドキュメントの色を変更する機能など、いくつかの魅力的な機能があります。これにより、問題に適した色を選択して個人的なタッチをもたらし、専門的な価値を損なうことなくドキュメントを強調できます。
メモを保存します。 必ず作業のコピーを記録してください。その後、会社で行ったコミュニケーション作業のデジタル証明を取得します。
後で使用するためにテンプレートを保存します。 同様の主題に関するメモを書く必要があるときはいつでも、新しいデータに従って各フィールドを編集するだけです。これにより、時間を節約し、一貫性のある高品質の電子書籍を作成するのに役立ちます。これにより、受信者はそれをすばやく適用することができます。